Новая версия Office 365 превзошла ожидания аналитиков и приносит годовой доход порядка миллиарда долларов. Сегодня Microsoft Office в том или ином варианте воспринимается как что-то само собой разумеющееся, но попытки его тотальной легализации по-прежнему разбиваются о ценовой барьер. Между тем многие разработчики готовы предложить реальные альтернативы этому наиболее востребованному набору программ для работы с электронной документацией на более выгодных условиях.

1. Microsoft Office Professional Plus 2013

Наряду с предыдущей версией 2010 это наиболее часто встречающийся сегодня набор офисных программ (как у корпоративных, так и у домашних пользователей). Все активировавшие версию 2010 до 30 апреля 2013 года могут в период до 31 мая 2013 г. выполнить бесплатное обновление.

Ознакомительная версия часто предустанавливается на новые компьютеры и ноутбуки. Дистрибутив содержит самое большое количество приложений для создания документов самого разного типа, их редактирования и совместной работы – смотрите краткую презентацию.

Доступна обширная библиотека шаблонов, есть возможность загружать дополнительные материалы с сайта Microsoft. Здесь стоит вспомнить «правило 90/10». Согласно одной из его интерпретаций, 90 процентов пользователей используют 10 процентов функциональных возможностей программ.

Фактически офисный пакет программ от Microsoft – это стандарт де-факто, среди недостатков которого можно указать ресурсоёмкость и высокую цену. Профессиональная версия обойдётся дороже 15 000 рублей.

Microsoft Office 2013 существует в 32- и 64-битном варианте. Оба требуют установленной ОС Windows 7/8 и аппаратной поддержки DirectX v.10, поэтому не будут работать на старых компьютерах. Скорость работы программ – сравнительно низкая из-за тяжёлого интерфейса и сильной фрагментации компонентов (их суммарный объём после установки занимает около трёх гигабайт). Частично проблема скорости решается с помощью SSD и/или большого объёма оперативной памяти. Версии x64 требуется как минимум 2 ГБ ОЗУ.

2. Microsoft Office 365

Аналогичный по функциональности, но другой по логике работы продукт. Если Microsoft Office вплоть до версии 2013 распространялся как классические коробочные дистрибутивы для установки и локального использования, то Office 365 предлагается в виде подписки и представляет собой облачное решение.

Office 365 удобнее для совместной работы над проектами. Он ориентирован на корпоративных пользователей и владельцев ноутбуков с постоянным подключением к интернету. Помимо классического набора офисных программ, облачный сервис предлагает набор веб-инструментов для планирования, доступ к интернет-хранилищу SkyDrive и бесплатный регулярный бэкап на серверах компании.

3. LibreOffice v.4.0.x

Полнофункциональный бесплатный кроссплатформенный офисный пакет с открытым исходным кодом. Работает на компьютерах под управлением Linux, Windows 2000 SP4 и выше, запускается даже на древних конфигурациях с Pentium III и 256 МБ ОЗУ. Занимает на диске около полутора гигабайт (в два раза меньше, чем Microsoft Office 2013). Требует установки бесплатного компонента Java Runtime Environment, который обычно и так присутствует на большинстве компьютеров.

LibreOffice поддерживает большинство распространённых форматов, включая Office OpenXML (файлы с расширениями.docx; .xlsx; .pptx и другие). Из-за особенностей реализации этого формата, выбранного по умолчанию в Microsoft Office 2007 и более новых версиях, его поддержка в любых сторонних программах существенно ограничена. Проблемы всё ещё возникают, если попытаться редактировать в LibreOffice документы со сложным форматированием, созданные в Microsoft Office и сохранённые в формате Office OpenXML.

Используемый самим LibreOffice основной формат документов – ODF (OpenDocument Format). Он соответствует ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010, введённому в действие с 1 июня 2011 года. Его поддержка включена в Microsoft Office начиная с версии 2007 SP2. Собственно, нет никаких причин зацикливаться на формате Office OpenXML, кроме той, что он предлагается по умолчанию в продуктах Microsoft. Есть полдюжины других не менее удобных форматов.

4. Apache OpenOffice v.3.4.x

По сути, это предшественник LibreOffice, развивающийся отдельно от него. Помимо Linux и Windows всех актуальных версий, Apache OpenOffice поддерживается Mac OS X, OpenSolaris и FreeBSD. Существует даже portable-версия, не требующая установки. OpenOffice со всеми персональными настройками и шаблонами можно носить на флэшке и запускать практически на любом компьютере.

На OpenOffice основана коммерческая версия другого пакета – InfraOffice.pro компании «Инфра-ресурс». Она содержит дополнительные средства криптографии, оригинальное оформление и набор различных улучшений. Также InfraOffice.pro может использоваться в виде portable сборки на флэш-накопителе. Текущая стоимость – 646 рублей. Версия особенно актуальна для коммерческого использования, так как полностью снимает специфические проблемы процесса лицензирования ПО.

5. Corel Office

Дистрибутив получился исключительно лёгкий, поскольку содержит только набор самых часто используемых программ – текстовый редактор, электронные таблицы и приложение для создания презентаций.

Пакет программ может работать даже на старых компьютерах с ОС Windows XP и разрешением экрана от 800×600. Версия с поддержкой одного языка занимает всего 125 Мб после установки. Поддерживаются форматы Microsoft Office как ранних, так и последних версий. Интегрированная поддержка облачных решений работает через сервис Dropbox.

Corel Office оптимален для нетбуков и конфигураций с невысокой производительностью. Текущая цена одной лицензии составляет 45 евро.

Дистрибутив с расширенной функциональностью Corel WordPerfect Office X6 доступен только на английском языке. Дополнительно он содержит диспетчер документов Nuance PaperPort 12 SE и средства для редактирования документов PDF.

6. Ashampoo Office 2012

Подобно Corel Office, этот дистрибутив ограничивается тремя наиболее актуальными приложениями: TextMaker (аналог Word), PlanMaker (подобен Excel) и Presentations (замена PowerPoint).

Поддержка форматов Microsoft Office включает последние версии. Также доступно сохранение в PDF. Стоимость лицензии составляет 1200 рублей, а обновления – 300 руб.

Данный офисный пакет может быть установлен на флэш-накопитель и использоваться в варианте portable. Во время такой установки можно заметить, что каталог назначения называется SoftMaker Office 2012. Так происходит потому, что код Ashampoo Office частично лицензирован у немецкой компании SoftMaker Software – авторов следующего рассматриваемого набора офисных программ.

7. SoftMaker Office 2012

Компактный дистрибутив из трёх базовых приложений, основной код которых вошёл в состав Ashampoo Office 2012. Профессиональная версия дополнительно включает почтовый клиент с функциями планировщика задач и управления библиотекой контактов.

Дистрибутивы Softmaker Office 2012 “Стандартный” и “Профессиональный выпуск” с тремя лицензиями

SoftMaker Office 2012 доступен на четырнадцати языках, включая русский. Он поддерживает ODF и все форматы Microsoft Office. Существуют версии для ОС Windows (начиная с XP), Linux и Android (начиная с v.2.2). Стоимость базовой версии для Windows составляет 80 долларов, а профессиональной – 100 долларов.

8. Kingsoft Office Suite Free 2012

Этот дистрибутив разработан в Китае, но вряд ли данный факт стоит считать недостатком. Большинство программ сегодня пишут программисты из Китая или Индии.

Так же как и многие рассмотренные выше альтернативы, Kingsoft Office включает в себя три основных программы: редакторы текстовых документов и электронных таблиц и приложение с говорящим названием Presentation.

Среди отличительных особенностей последнего – поддержка флэш-графики (.swf) и возможность вывода презентации в разных режимах одновременно на два монитора. Для защиты файлов используется шифрование по алгоритму RC4 с длиной ключа 128 бит.

Дистрибутив крайне легковесный (68 МБ) и нетребовательный к ресурсам. Минимальные системные требования рекордно низкие: Pentium II и 128 МБ оперативной памяти.

Пока у программы сохраняются проблемы с русификацией, но назначение большинства элементов пользовательского интерфейса понятно и без перевода.

Главное отличие Kingsoft Office – возможность легально бесплатно использовать его домашним пользователям и образовательным учреждениям. Коммерческая лицензия обойдётся чуть дороже двух тысяч рублей (фактическая цена привязана к курсу гонконгского доллара).

Номинально практически все альтернативные разработки поддерживают сейчас Office OpenXML, но данный офисный пакет работает с такими файлами только на открытие, сохраняя их после редактирования в любой другой формат.

9. SSuite Office

Этот необычный продукт отличается обилием версий с оптимизацией интерфейса под разные разрешения экрана и системные требования. Personal Edition – современный минималистичный дистрибутив. Он отлично подходит для очень старых компьютеров (работает даже в среде Windows 95) и мониторов с разрешением от 800×600. Существует отдельная версия Excalibur Release, ориентированная в первую очередь на владельцев нетбуков со специфическим разрешением экрана 1024×600. Также доступна версия OmegaOffice HD+ для FullHD экранов.

Все дистрибутивы максимально легковесные (от 20 до 40 МБ) и при этом содержат от шести до восемнадцати программ, включая игру «Тетрис». Все они устанавливаются без перезагрузки, не требуют Java и.NET. Персональное и расширенное издание работает во всех версиях Windows (от 95 до 8 включительно). Релиз «Пятый элемент» предназначен для пользователей Windows 95 – XP. «Экскалибур», «Премиум» и «Омега» рассчитаны на линейку Windows NT/2000/XP/Vista/7/8.

10. Google Docs

Это набор из трёх основных онлайновых сервисов, заменяющих установку любого пакета офисных программ на локальный компьютер. Для подключения к ним требуется только бесплатный клиент Google Drive – смотрите презентационный ролик.

Уже готовы версии для Windows XP, Vista и 7. Ведутся работы над клиентом для Windows 8. В настоящее время также поддерживается MacOS (v.10.6 и выше), iOS и Android. Вы сможете работать с документами и со смартфона, даже не копируя их заранее. Полноценного локального клиента для пользователей Linux всё ещё нет, однако существуют простые неофициальные способы воспользоваться сервисом.

Документы, таблицы, презентации – всё можно просматривать и редактировать прямо в окне браузера, причём допускается совместная работа. Единственное, что требуется, – подключение к интернету (не обязательно скоростное). Официально поддерживаются браузеры Chrome, Firefox, Safari и Internet Explorer, но обычно всё работает и в других.

Среди доступных форматов присутствуют все распространённые, включая OpenDocument и Office OpenXML. Файлы пользователя хранятся на серверах компании с возможностью экспорта на любой локальный носитель. Резервные копии создаются автоматически и доступны в течение месяца. Изначально бесплатно предоставляется 5 ГБ облачного хранилища. Дополнительный объём можно купить согласно расценкам выбранного тарифного плана.

Мире созданы сотни программ, разработчики которых относят свои продукты к разряду офисных. При этом у нас в стране сформировался весьма ограниченный набор офисных приложений (шесть-семь программ), установленных на подавляющем большинстве ПК, владельцы которых так или иначе работают с документами. Конечно, в первую очередь в этот перечень попадают программы какой-либо версии пакета Microsoft Office. Самым массовым продуктом из этого набора является MS Word (им пользуются практически все), на втором месте по популярности стоит, наверное, MS Outlook — большое число пользователей применяют его и как почтовую программу, и как средство организации личной информации. PowerPoint и Excel тоже используются довольно часто, однако количество владельцев ПК, глубоко знающих Excel, не так уж велико, тогда как освоить возможности PowerPoint особого труда не составляет. А вот СУБД Access, которая установлена у многих (особенно дома), так сказать, про запас, применяется значительно реже.

Несмотря на то что компания Microsoft постоянно пополняет арсенал своих офисных программ, у отечественных фирм остается некоторое поле для деятельности в области создания офисных продуктов, и в первую очередь это связано с национальной, то есть с языковой, спецификой. Речь идет о словарях, переводчиках, средствах распознавания символов, которые дополняют набор программ Microsoft Office. Большинство таких программ интегрированы в интерфейс приложений Microsoft Office.

Из компьютерных словарей следует выделить продукт компании ABBYY электронный словарь Lingvo, который осуществляет оперативный перевод с русского на английский, французский, немецкий, итальянский, испанский и обратно. Компания ABBYY также предлагает самую популярную программу для распознавания текстов бумажных документов и их перевода в электронный вид — FineReader.

Из программ-переводчиков наиболее популярны программы российской компании ПРОМТ, которая разрабатывает системы перевода и электронные словари для семи европейских языков: английского, немецкого, французского, испанского, итальянского, португальского и, естественно, русского. Об этих программах и пойдет речь в данной статье.

MS Office — офис на все времена

стория развития MS Office во многом отражает этапы развития офисных приложений в теперешнем понимании этого термина. Сравнительно недавно, а именно в 1983 году, компания Microsoft разработала свой первый текстовый редактор — Multi-Tool Word. В том же году появилась DOS-версия программы, в 1984-м — версия для Apple Macintosh, а в 1989-м — для Microsoft Windows.

В 1984 году специалисты Microsoft приступили к работе над первыми вариантами электронной таблицы для ПК и Macintosh, финальные версии которых вышли годом позже. Тогда же выпускником университета Беркли Бобом Гаскинсом была разработана программа PowerPoint, предназначенная для проведения презентаций. Черно-белая версия PowerPoint 1.0 вышла в 1987-м для компьютера Apple Macintosh и в том же году была приобретена компанией Microsoft. Год спустя появилась Windows-версия программы.

И вот в 1988 году была представлена первая версия интегрированного пакета Microsoft Office, который включал текстовый и табличный процессоры, средство создания презентаций и почтовую программу. Со временем данный набор фактически стал стандартом для офисных приложений. Идея интегрированного офисного пакета состояла в том, что пакет взаимодействующих программ может дать больше, чем сумма не связанных между собой приложений. И такая идея оказалась весьма плодотворной: набор различных текстов, создание документов, финансовые расчеты и обмен электронной почтой — это именно тот круг задач, который приходится выполнять офисным служащим.

Первый пакет Microsoft Office был выпущен для компьютеров Macintosh в 1988 году, но лишь после выхода и популяризации операционной системы Windows 3.x разработка офисного ПО для ПК стала для корпорации приоритетным направлением. Первые офисные приложения под Windows появились в начале 90-х годов, а первая версия пакета MS Office для Windows под номером 3.0 вышла в 1992 году. В набор программ входили текстовый процессор Word 2.0, табличный процессор Excel 4.0, презентационное приложение PowerPoint 3.0 и почтовая программа Mail. Системы управления базами данных в составе Office тогда еще не было — СУБД Access, ориентированная в первую очередь на пользователей Microsoft Office, имеющих потребность в создании своих баз данных и незнакомых с программированием, появилась лишь в начале 90-х годов.

Идея объединения универсальных офисных инструментов, не привязанных к конкретному виду делопроизводства, послужила основой всемирной популярности пакета MS Office. В Microsoft Office нет отдельных программ для конкретных сотрудников предприятия (бухгалтера, юриста, сотрудника отдела кадров и т.п.), но максимально автоматизированы те задачи, которые могут быть востребованы каждым из этих пользователей. Именно этот подход позволил компании Microsoft сделать свой комплект офисных программ необходимым для самых разных категорий пользователей во всем мире.

В начале 90-х годов доступ в Интернет стал достаточно массовым явлением, и вскоре стало очевидно, что офисная работа должна включать также инструментарий для использования Web. И тогда в 1995 году Microsoft, как крупнейший производитель офисного программного обеспечения, объявила о программе добавления Интернет-возможностей ко всем своим продуктам. HTML стал полноправным форматом файлов, создаваемых в приложениях MS Office. Документы, сохраняемые в формате HTML, давали возможность просматривать их при помощи браузера, но при этом их по-прежнему можно было редактировать в соответствующих программах Office, используя все имеющиеся средства исходных приложений. Основные этапы развития пакета показаны на рис. 1, а конечной точкой в данной диаграмме пока является 2003-й — в октябре этого года появился новый продукт под названием Office System. Основой Office System стал пакет Microsoft Office 2003. К тому же, помимо Microsoft Office 2003, в который вошли такие популярные продукты, как Word, Excel, PowerPoint, Access, в Office System включен еще целый ряд приложений. Например, туда вошло новое приложение OneNote 2003 — программа для записи заметок и управления ими, с помощью которой можно записывать, упорядочивать и повторно использовать заметки на переносном или настольном компьютере. Кроме того, Office System содержит программу FrontPage 2003 — средство для создания Web-узлов и управления ими.

В Office System также имеется Microsoft Publisher 2003 — удобная настольная издательская система, предназначенная прежде всего для бизнес-пользователей, желающих выпускать собственные маркетинговые материалы, не обращаясь за помощью к профессиональным дизайнерам. Microsoft Publisher обеспечивает создание и оформление маркетинговых и информационных материалов высокого качества. Эта программа обладает многими возможностями Word, но если главная задача Word — формирование содержательной основы документа, а получить с помощью Word полиграфическую продукцию высокого качества невозможно, то назначение Publisher — реализация документа в виде высококачественного полиграфического издания. Наибольшее распространение программа Publisher получила в области изготовления красочных буклетов, каталогов, пригласительных билетов, поздравительных открыток и т.д., поскольку содержит все необходимые для этого инструменты, шаблоны и заготовки.

В Office System также входят и другие приложения, но поскольку в данной статье мы даем обзор необходимого минимума программ ПК для массового пользователя, то ограничимся кратким перечнем возможностей таких программ, как Word 2003, Excel 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003.

Microsoft Word 2003

Microsoft Word 2003 — многофункциональная система обработки текстов, обладающая полным набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки документов практически любой степени сложности (рис. 2). настолько широко распространенный текстовый процессор, что его файловый формат (*.doc) стал стандартом де-факто для всех разработчиков офисных приложений.

Word обеспечивает редактирование текста, предоставляя пользователю разнообразные инструменты форматирования (на уровне символа, абзацев и разделов). На уровне символа программа обеспечивает символьное форматирование (шрифт, размер шрифта, расстояние между символами, полужирный текст, курсив, подчеркивание, цвет текста и т.п.), а на уровне абзаца — соответствие форматированию абзаца (способ выравнивания, междустрочные интервалы, обрамление, заливка, создание маркированных списков и пр.). Программа также позволяет форматировать разделы, то есть участки документа, в пределах которых сохраняют свой формат колонки, колонтитулы, нумерация страниц, сноски, поля и некоторые другие параметры. Совокупность форматирования символов, абзацев и разделов, а также параметров страницы (размер, фон и т.п.) определяет информацию о макете документа.

Word значительно облегчает работу при форматировании документа, предоставляя возможность использовать стили — именованные и сохраненные наборы параметров форматирования. Стиль может определять шрифты, его размеры, междустрочные интервалы, способы выравнивания текста по краям и т.д. Определив стиль, можно быстро применить его к любому фрагменту текста документа. Форматировать текст с помощью стилей намного быстрее, чем изменять вручную каждый элемент форматирования. Использование стиля гарантирует единообразие внешнего вида определенных элементов документа, а также позволяет автоматизировать такие процедуры, как составление оглавления и указателей. В Word есть целый ряд заранее определенных стилей, а также предусмотрена возможность создавать пользовательские.

Как правило, в организациях создается множество повторяющихся документов, подготовку которых можно ускорить с помощью специальных шаблонов, которые позволяют быстро изготавливать аналогичные по форме документы, не тратя времени на форматирование. Шаблоны могут содержать информацию о стилях и о стандартных текстах и даже панели инструментов для унифицирования и автоматизирования процесса подготовки. В комплект поставки Word входят шаблоны многих стандартных документов. Таким образом, с помощью Word можно быстро оформить приказ, служебную записку, подготовить научно-технический отчет, письмо или любой другой документ, содержащий стандартные элементы. Word предлагает и встроенные средства графики, позволяющие включать в текст схемы, чертежи и диаграммы.

В Word 2003 реализованы также новые возможности доступа к дополнительным ресурсам — электронным словарям, шаблонам, клипартам, учебным материалам и т.п., которые собраны на специальном Web-узле Microsoft Office Online.

В последнее время появился ряд новых интерактивных служб на русском языке. В частности, пользователям Office 2003 доступны электронные энциклопедии и системы поиска товаров в Интернет-магазинах. Число подобных сервисов будет постоянно расширяться, открывая пользователям MS Office доступ к новым услугам.

Поддержка в Word 2003 формата файла XML позволяет сохранять резюме, отчеты и другие документы в этом формате, не нарушая форматирования Word. При сохранении документа Word в формате XML создается единственный файл, что упрощает организацию общего доступа к файлу и работу с ним по сравнению с форматом HTML, когда изображения и другие файлы хранятся отдельно.

Microsoft Outlook 2003

Microsoft Outlook 2003 представляет собой мощное средство для работы с персональной информацией. Программа объединяет функции электронной почты, личного календаря, средств планирования, управления личной информацией (такой как контакты и задания), создания специальных приложений для совместной работы и совместного использования информации. Outlook обеспечивает ведение списка контактов, где можно хранить данные об адресатах, а также вести журнал, чтобы сортировать и находить документы Microsoft Office в зависимости от времени работы с ними.

Множество людей во всем мире в полной мере оценили возможности Outlook для планирования работы и контроля ее выполнения. Весьма удобной оказалась возможность установить для каждого запланированного мероприятия напоминания за определенное время. Пользователи могут увидеть напоминания обо всех запланированных на текущий день делах или получить предупреждение о важном событии за несколько дней. Outlook можно использовать и для планирования групповой работы. Например, при работе в корпоративной сети можно посмотреть расписание свободного времени сотрудников, которых требуется пригласить на совещание, и автоматически выбрать наиболее удобное для всех время.

В версии Outlook 2003 программа существенно изменилась. Новый интерфейс обеспечивает расположение сообщений на экране в виде вертикального окна — так называемой газетной колонки (рис. 3).

Появились новые возможности управления письмами. Функция интеллектуальной группировки почты позволяет упорядочить письма по времени получения, важности, объему и т.д. В результате пользователь получает краткий список разделов: сегодня, вчера, на этой неделе, в последний месяц, за последний год. Щелкнув мышью по любому пункту, можно ознакомиться с письмами, которые соответствуют определенным критериям. Еще одно новшество позволяет более эффективно сортировать и обрабатывать почту. Речь идет о виртуальных папках поиска, отображающих результаты определенных поисковых запросов. При этом все элементы электронной почты остаются в своих исходных папках программы Outlook. С помощью папок поиска легко группировать письма по определенным критериям.

В Outlook 2003 есть и настраиваемый фильтр спама. Программа фильтрует сообщения с подозрением на спам и автоматически перемещает их в папку «Нежелательная почта» (Junk E-mail folder).

Microsoft PowerPoint 2003

Microsoft PowerPoint 2003 (рис. 4) — популярная программа подготовки презентаций, которая широко используется бизнесменами, преподавателями, лекторами и служащими офисов. Использование этой программы изменило само представление о трудоемкости создания презентации: сегодня оформление доклада самым качественным иллюстративным материалом занимает считаные минуты.

PowerPoint позволяет создавать наглядные презентации, интегрируя текст, графику, видео и другие элементы на отдельных страницах, называемых слайдами по аналогии со слайд-проекторами, вышедшими сегодня из употребления из-за внедрения компьютерных презентаций. PowerPoint дает возможность создавать слайды, содержащие перемещаемые таблицы и обтекающий текст, а также редактировать, демонстрировать и распечатывать слайды.

Переходы между слайдами при показе презентации с компьютера могут быть анимированы различными способами, причем можно анимировать и отдельные элементы на слайдах, чтобы привлечь к ним внимание аудитории. Как и другие программы, входящие в MS Office, PowerPoint предоставляет множество готовых вариантов дизайна и шаблонов содержания.

Microsoft PowerPoint позволяет транслировать презентации на широкую аудиторию через Интернет.

По мере развития Microsoft Office программа приобретала новые элементы, общие для всех приложений Office. Так, в PowerPoint 2003 появилось усовершенствованное средство просмотра (PowerPoint Viewer), позволяющее пользователям, у которых не установлен PowerPoint, ознакомиться с PowerPoint-презентацией. Авторы презентации могут включить просмотрщик (Viewer) на этапе записи презентации на CD. Помимо этого программа приобрела целый ряд новых функций, в частности возможность просматривать полноэкранные фильмы как PowerPoint-презентации.

Microsoft Excel 2003

Microsoft Excel является идеальным средством для решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов и т.п. (рис. 5).

Документ Excel называется рабочей книгой, которая состоит из листов, представляющих собой таблицы ячеек, где может храниться числовая и текстовая информация. Такая книга служит хорошим организационным средством: там, например, можно собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем.

Таблицы Excel удобны для хранения и сортировки информации, для проведения математических и статистических расчетов. Помимо работы с числами, Excel обладает развитыми возможностями работы с текстом, позволяющими создавать документы практически любой сложности. Excel располагает большим количеством шаблонов, с помощью которых можно быстро оформить самые разные, в том числе финансовые, документы.

Microsoft Excel имеет массу встроенных функций для математических, статистических, финансовых и других вычислений. Одна из важнейших функций программы — возможность представления данных в виде разнообразных графиков, диаграмм и карт.

Excel предлагает мощный аппарат для решения задач подбора параметров, статистического анализа данных и т.д. Реализованы возможности доступа к внешним источникам данных (таблицам другого формата, базам данных).

За счет поддержки языка XML программа Office Excel 2003 позволяет считывать данные из любой заданной пользователем XML-схемы. Можно также использовать поддержку языка XML в Microsoft Office Excel 2003 для обновления диаграмм, таблиц и графиков по мере внесения изменений в соответствующем хранилище XML-данных.

Интеграция приложений MS Office

Продукты семейства Microsoft Office содержат однотипные панели инструментов, а также наборы инструментов, общих для всех приложений (механизмы проверки правописания, средство для рисования, редактор диаграмм, библиотека клипартов, рисунков и т.д.), поэтому, научившись работе с одним из приложений, пользователи могут легко освоить другие составляющие пакета.

Все приложения Microsoft Office обеспечивают обмен данными между отдельными приложениями. Любое приложение пакета позволяет поместить в документ (текст, электронную таблицу, презентацию, базу данных) рисунок, видеофрагмент или звуковой ролик. Работая в сетевых операционных системах, приложения семейства Microsoft Office поддерживают совместную групповую работу над общими документами, расположенными не только на локальном диске рабочей станции, но и на соседнем компьютере или на сервере сети. Электронной таблицей Microsoft Excel 2003 или базой данных Microsoft Access могут одновременно пользоваться несколько человек. Microsoft Word позволяет создавать документ, над различными частями которого могут одновременно работать разные исполнители.

За счет интеграции приложений Microsoft Office пользователи пакета могут создавать весьма сложные составные документы с данными из различных приложений. Способ обмена данными между приложениями Microsoft Office (механизм связывания и внедрения объектов) предоставляет пользователю возможность вставлять в документ, созданный в одном приложении, фрагменты, созданные в других приложениях. Фрагмент, созданный в приложении-источнике, можно поместить в документ приложения-приемника как объект, в котором вместе с вставляемыми данными хранится информация о приложении, создавшем этот объект. Это позволяет редактировать объект средствами создавшего его приложения. Объекты могут представлять собой рисунок, текст, диаграмму, интервал ячеек, звуковой файл или даже видеоклип.

Механизм связывания оригинального объекта и его копии обеспечивает эффективную работу с составными документами, в которых используются различные источники. В частности, можно настроить режим, при котором данные, помещенные в Word-документ из таблицы Excel, будут обновляться автоматически в составном документе при обновлении источника — таблицы Excel.

Хотя приложения Microsoft Office имеют очень широкий набор функций, очевидно, что никакой программный продукт не может удовлетворить все специфические запросы разных категорий пользователей. Поэтому в приложения пакета Microsoft Office встроен универсальный инструмент для создания собственных приложений Visual Basic for Applications (VBA).

Дополнительные офисные программы

Переводчики PROMT

Стремительное развитие компьютерных технологий, глобальное распространение средств массовой информации, рост популярности сети Интернет породили огромный поток информации на различных языках. Поэтому потребность в компьютерных средствах для автоматизации процесса перевода и снижения его себестоимости является весьма острой. Конечно, пока машинный перевод не может сравниться с переводом, сделанным человеком, зато пользователь буквально за несколько секунд получает нужную информацию. Применение систем машинного перевода эффективно для организации перевода больших массивов однотипных документов в сжатые сроки с обеспечением единства терминологии и стиля во всех документах. При использовании системы перевода обеспечивается унификация стиля и используемой терминологии, минимизируются затраты времени на перевод документов.

Продукты PROMT обеспечивают быстрый и качественный перевод с соблюдением морфологических и синтаксических правил естественных языков. Достаточно лишь открыть документ с текстом или набрать текст вручную в окне перевода, щелкнуть мышью по кнопке «Перевести» — и перевод готов (рис. 6).

Говоря о последней версии системы перевода, нужно подчеркнуть, что PROMT 7.0 позволяет встраивать функции перевода непосредственно в Microsoft Word 2000-2003. После инсталляции PROMT в окне Word появляются дополнительная панель с инструментами и пункт в верхнем меню меню, обеспечивающие доступ ко всем функциям перевода (рис. 7). Таким образом, из окна Word можно перевести иностранный документ на русский язык или с русского языка на иностранный.

PROMT 7.0 также встраивается в приложения Excel, Outlook, PowerPoint и FrontPage, что существенно облегчает работу с e-mail, презентациями и HTML-страницами на иностранных языках.

ABBYY Lingvo 10

Словарь Lingvo (рис. 8) широко используется домашними пользователями и профессиональными переводчиками, в небольших компаниях и крупнейших корпорациях. Удобство интерфейса Lingvo подтверждается многочисленными отзывами пользователей и высокими оценками экспертов на протяжении 15 лет существования на рынке. Наиболее полный набор словарей «ABBYY Lingvo 10 многоязычный» содержит 10 млн. слов (более 4,5 млн. словарных статей) на 5 языках, 11 словарей общей лексики, 67 специализированных словарей разной тематики.

Lingvo постоянно пополняется новыми словарями и значениями: в 10-ю многоязычную версию включены 16 новых и 7 значительно переработанных (по сравнению с 9-й версией) словарей. Все словари из числа новых были изданы в 2003-2004 годах, а некоторые словари не имеют печатных аналогов (на момент выхода Lingvo 10): к ним относятся лингвострановедческий словарь «Американа II» и толковый словарь компьютерных терминов Э.М.Пройдакова.

Каждая словарная статья Lingvo содержит все возможные варианты перевода.

В словарные статьи включены транскрипция, толкования, синонимы и антонимы, грамматические комментарии, даны многочисленные примеры употребления иностранных слов.

Lingvo может искать слово по всему тексту словарных карточек во всех словарях одновременно, что удобно, если нужно найти информацию, которая содержится внутри словарных статей, например в примерах использования. При этом Lingvo ищет и переводит слова с учетом морфологии, то есть в любой его форме.

Дикторами из Великобритании и Германии озвучены 15 тыс. наиболее часто употребляемых английских и 10 тыс. немецких слов.

В ABBYY Lingvo предусмотрена возможность создания пользовательских словарей, а также подключения словарей, созданных другими пользователями. Дополнительные словари можно бесплатно скачать с сайта Ассоциации лексикографов Lingvo www.LingvoDA.ru , где сегодня представлено более 100 словарей на самых разных языках (в том числе арабский, китайский, эсперанто и др.) самой разной тематики (например, представлены словари аббревиатур, бухгалтерских терминов, идиом и др.).

Тем, кто учит иностранный язык или совершенствует свои знания, Lingvo поможет сделать этот процесс более эффективным. Принцип действия нового приложения для пополнения словарного запаса, Lingvo Tutor, основан на методе запоминания слов по так называемым карточкам. Основной режим работы — проверка написания слова по заданному переводу и подсказкам. Lingvo Tutor ведет статистику: сколько всего слов, сколько из них уже выучено и сколько еще осталось. Учебные карточки содержат переводы, транскрипцию, примеры. Их можно распечатать и повторять слова, даже когда под рукой нет компьютера. Lingvo Tutor — это удобное приложение, которое добавляет в процесс выучивания слов элемент игры и соревнования.

ABBYY FineReader

Все чаще при работе с документами пользователям приходится переводить их из бумажного вида в электронный. Наиболее популярной OCR-программой, позволяющей распознавать бумажные документы и PDF-файлы, в России является ABBYY FineReader (рис. 9).

Существует три версии ABBYY FineReader 7.0: ABBYY FineReader Home Edition предназначен для распознавания несложных документов в «домашних условиях», ABBYY FineReader Professional Edition — для профессионального распознавания самых различных документов, в том числе сложно оформленных, а ABBYY FineReader Corporate Edition совмещает высокую точность распознавания с сетевыми возможностями.

Ниже мы перечислим функции версии ABBYY FineReader 7.0 Professional Edition.

Интеграция ABBYY FineReader с Microsoft Office Word 2003 позволяет редактировать результаты распознавания с помощью привычных инструментов Word, одновременно сверяя текст с оригинальным изображением. Для этого достаточно сохранить документ в новом формате — Microsoft Word XML.

В ABBYY FineReader можно открывать, распознавать и редактировать PDF-файлы, сохраняя результат в любом из поддерживаемых программой форматов. Созданные в FineReader PDF-файлы оптимизированы для публикации в Интернете: первые страницы многостраничного документа доступны для чтения сразу же, в то время как остальные страницы продолжают докачиваться на компьютер.

FineReader поддерживает четыре основных режима сохранения в формат PDF: только текст и картинки, только изображение, текст поверх изображения страницы, текст под изображением страницы. Дополнительно может быть установлена опция «Заменять неуверенно распознанные символы их изображениями», что увеличивает общее количество поддерживаемых режимов сохранения до шести.

ABBYY FineReader распознает документы на 177 языках, включая русский, причем для 34 языков встроена проверка орфографии. Система проверки орфографии позволяет отредактировать распознанный текст. Неуверенно распознанные символы и слова, которых нет в словаре, выделяются различными цветами. В FineReader 7.0 включены медицинский и юридический словари для английского и немецкого языков.

Программа имеет интуитивно понятный интерфейс. Мастер Scan&Read поможет быстро получить результат, а из раздела «Обучение на примерах» можно узнать о тонкостях работы с OCR. Встроенный WYSIWYG-редактор ABBYY FineReader обеспечивает воспроизведение деталей оформления документа: колонки текста, таблицы и картинки отображаются в окне редактора так же, как они были расположены на исходном изображении.

ABBYY FineReader быстро экспортирует результаты распознавания в популярные офисные приложения, включая Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint. Распознанный текст можно сохранить в различные форматы: PDF, HTML, Microsoft Word XML, DOC, RTF, XLS, PPT, DBF, CSV и TXT.

	Альтернативные офисные пакеты По числу потребителей рынок офисных пакетов является одним из самых массовых, поэтому очевидно, что у Microsoft существовали и существуют конкуренты — компании, предлагающие альтернативные офисные продукты. Офисные пакеты имеют многие крупные компании. Так, компания Corel продвигает пакет WordPerfect Office; компания IBM имеет разработку SmartSuite; корпорация Sun Microsystems предлагает пакет StarOffice. Во многих странах существовали и национальные текстовые редакторы, например в России долгое время был популярен текстовый редактор «Лексикон». В общей сложности на рынке присутствуют десятки офисных приложений разных производителей, однако все они в совокупности занимают не более 5% мирового рынка. Чаще всего в качестве альтернативы MS Office называют бесплатный пакет OpenOffice.org (ОpenSource — офисный пакет и его модификация StarOffice, распространяемая компанией Sun). OpenOffice.org — это свободно распространяемый набор офисных программ, в состав которого входят следующие компоненты: Writer (текстовый процессор и редактор HTML); Calc (электронные таблицы); Draw (графический редактор); Impress (система презентаций); редактор формул; модуль доступа к данным. Для пользователей, нуждающихся в поддержке со стороны разработчика, имеет смысл обратить внимание на StarOffice 7.0, который обладает всеми возможностями OpenOffice, а также имеет дополнительные компоненты. StarOffice и OpenOffice.org работают под управлением операционных систем Solaris, Linux и Windows.

Имеется возможность разбить изображение на несколько частей и сохранить каждую из них как отдельную страницу, что особенно полезно при распознавании книжных разворотов, визитных карточек и распечаток презентаций Microsoft PowerPoint.

MICROSOFT OFFICE. СОСТАВ, НАЗНАЧЕНИЕ, ОСНОВНЫЕ ПРОГРАММЫ-ПРИЛОЖЕНИЯ

Для выполнения основных задач компьютерной обработки данных в современных офисах целесообразно использовать не отдельные программы, а интегрированные пакеты офисного обслуживания, так как в них реализуется не просто объединение больших автономных программ в пакеты, а их интеграция в прикладные программе комплексы, означающая их полную унификацию. Программы в них имеют общий пользовательский интерфейс и единообразные подходы к решению типовых задач по управлению файлами, форматированию, печати, работе с электронной почтой и т. д.

В настоящее время на рынке прикладных офисных программных продуктов доминируют пакеты фирмы Microsoft Office 97 и 2000. Последние версий этих офисных комплексов содержат средства коллективной работы, более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия с Интернет.

Microsoft (MS) Office 2000 может работать под управлением операционных систем Windows 95, Windows 98, Windows NT, Windows 2000. Необходимая для эффективной работы конфигурация компьютера зависит от используемой операционной системы, но минимально достаточный набор включает:

• микропроцессор Pentium любого типа;
• оперативную память емкостью не менее 32 Мбайт;
• объем свободного дискового пространства 300 Мбайт;
• видеоадаптер с памятью не менее 4Мбайт.

Комплект Microsoft Office 2000 поставляется в нескольких вариантах, включающих разное количество основных приложений:

Office 2000 Standard - предназначен для пользователей, которым нужен базовый набор средств для делопроизводства, расчетов и анализа информации, а также для создания и публикации документов в сети Интернет;

• Office 2000 Professional - дополнительно обеспечивает средства работы с большими базами данных в настольных издательских системах, а также для управления малым бизнесом;
• Office 2000 Premium - самый полный универсальный вариант поставки;
• Office 2000 Small Business - ориентирован в основном на решение задач малого бизнеса;
• Office 2000 Developer - предназначен для профессиональных разработчиков, включает в себя большое число дополнительных средств и приложений разработки программ, дополнительную электронную и печатную документацию.

Основные приложения Microsoft Office:

• Word - текстовый процессор, предназначен для создания и редактирования текстовых документов;
• Excel - табличный процессор, предназначен для обработки табличный данных и выполнения сложных вычислений;
• Access - система управления базами данных, предназначена для организации работы с большими объемам и данных;
• Power Point - система подготовки электронных презентаций, предназначена для подготовки и проведения презентаций;
• Outlook - менеджер персональной информации, предназначен для обеспечения унифицированного дост упа к корпоративной информации;
• FrontPage - система редактирования Web-узлов, предназначена для создания и обновления Web-узлов;
• Photo Draw - графический редактор, предназначенный для создания и редактирования рисунков и деловой графики;
• Publisher - настольная издательская система, предназначена для создания профессионально оформленных публикаций;
• Small Business Tools - специализированный инструментарий, предназначенный для работы с информацией и осуществления бизнес-анализа;
• Internet Explorer.- Web-обозреватель для сети Интернет, предназначен для поиска данных разного типа.

Кроме основных приложений Microsoft Office содержит также множество вспомогательных программ, используемых для создания и включения в, базовые документы различных объектов в виде диаграмм, рисунков, формул и т. д. К ним относятся:

• MS Graph - предназначен для создания различных графиков и диаграмм на основе числовых рядов и таблиц;
• MS Equation Editor - предназначен для создания и редактирования научных формул;
• MS Office Art - графический редактор, предназначен для создания рисунков, геометрических фигур, блок-схем и т. д.;
• MS Word Art - предназначен для создания и красочного оформления заголовков и других элементов текста;
• MS Photo Editor - предназначен для обработки и преобразования тоновых рисунков, фотографий, объектов, считанных сканером;
• MS Clip Gallery - предназначен для включения в документ имеющихся рисунков, пиктографических изображений, звуковых объектов;
• MS Organization Chart - предназначен для построения иерархических структурных схем и блок-схем.

Microsoft Office 2000 обеспечивает:

• простоту в эксплуатации и поддержке. Имеются удобный интерфейс и справочная система, расширенный набор мастеров и шаблонов, улучшенные возможности коллективной обработки документов;
• расширенный набор интеллектуальных инструментов. В состав Microsoft Office входят простые в использовании интеллектуальные приложения, которые обеспечивают автоматизацию работы пользователя, позволяя сократить время выполнения задач;
• поддержку передовых технологий Интернета. Значительно расширены возможности взаимодействия с Интернетом и интрасетями;
• автоматическую подстройку интерфейса. Приложения Microsoft Office могут в процессе работы автоматически подстраивать набор команд меню под конкретного пользователя;
• простоту инсталляции и восстановление работоспособности системы. Новая программа инсталляции Windows Installer обеспечивает упрощение процедуры развертывания Office 2000 и осуществление поддержки.

Можно разделить на подразделы: Текст в офисе, Работа с форматами PDF и DjVu, Принтеры с функцией читки PDF, Платежи и финансы.
Текстовые операции в офисе. Предлагаю вашему вниманию девять программ по этому разделу:
1) Microsoft Office SP 2 год 2007 - пакетное обновление, позволяет стабилизировать и обезопасить работу Office 2007.
2) Microsoft Office SP 1 год 2010 - пакетное обновление, только уже для Office 2010.
3) Microsoft Office (Excel Viewer) – программа бесплатно распространяется разработчиками, для открытия, редактирования и печати документа формата MS Excel (.xls).
4) Microsoft Office Word Viewer - программа бесплатная, функции – копирование, просмотр и печать документов формата Microsoft Word.
5) Microsoft Office PowerPoint Viewer - программа, функци – просмотр презентаций от Microsoft PowerPoint 97 и выше вплоть до Microsoft PowerPoint 2012
6) OpenOffice.org – пакет гибких офисных программ.
7) LibreOffice – пакет бесплатных офисных приложения и программ
8) AbiWord – быстро и бесплатно редактирует текст, широкие возможности.
9) [R]Software Editor - текстовый процессор, много функций.
Программы по ПРОСМОТРУ PDF и DJVU. По этой категории подобрано восемь программ.
1) Adobe Reader –программа, работающая с PDF, весьма популярна.
2) Foxit Reader – более альтернативная программа, чем под номер 1.
3) DjVuReader – простая и удобная программа для формата DjVu.
4) PDF-XChange Viewer – отличная альтернатива Adobe Reader, для просмотра PDF.
5) Sumatra PDF – просмотр файлов PDF + минимальный интерфейс.
6) Cool PDF Reader –маленькая по объему, способна на печать, конвертацию и просмотр PDF.
7) STDU Viewer – просмотр разно форматных документов
8) WinDjView – просмотр форматов DjVu + множество дополнений.
PDF-ПРИНТЕРЫ. Такие программы обычно устанавливают в систему работы принтера, различие таких программ только в поддержки форматов файлов. Программ в категории шесть.
1) Foxit Reader – бесплатная, просмотр в формате PDF.
2) PDFCreator – преобразование всех форматов в PDF.
3) Bullzip PDF Printer – быстрая конвертация документов PDF, бесплатная.
4) CutePDF Writer – создает «виртуальный принтер», с которого идет создание документов PDF.
5) doPDF – бесплатный конвертер PDF.
6) PrimoPDF – быстрая и несложная конвертация файлов в PDF, бесплатная.
Программы для работы с финансами и платежами. Здесь всего две программы.
1) Bitcoin – официальная программа, для криптовой валюты
2) WebMoney Keeper Classic – программа, при помощи которой осуществляют различные денежные операции в Интернете. Источник http://xn--d1acjll4b3c.org/ официальный информационный ресурс нового поколения.

Прикрепления:

HTML
BB-Code
Ссылка

С появлением в различных операционных системах офисных программ работа с документами на компьютере значительно упростилась. Современные офисные программы представляют собой целый комплекс совместимых между собой программных продуктов, позволяющих вносить и обрабатывать любую информацию.

Надо отметить, что и в операционной системе DOS существовало немало офисных программ, обладающих не меньшим функционалом, однако все они нацелены были, главным образом, на подготовку документов к печати.

Современные офисные программы позволяют поместить подготовленный материал в интернете, отправить по электронной почте и даже выложить в виде ролика на всеобщее обозрение.

Самым популярным офисным пакетом программ стал комплект Microsoft Office , а в качестве альтернативы чаще всего используется бесплатный пакет с открытым кодом Open Office . Оба пакета практически идентичны по своей функциональности, однако во втором, ввиду его бесплатности и открытости, имеются небольшие ограничения.

Поскольку самой популярной операционной системой для пользователей компьютеров PC является Microsoft Windows , предпочтительнее использовать офисный пакет Microsoft Office , обеспечивающий достаточно стабильную работу в этой операционной системе.

Офисный пакет Microsoft Office состоит из пяти основных программных продуктов: Word, Excel, PowerPoint, Outlook и Access . В состав продукта на сегодняшний день входят также OneNote, Office Web Apps и Publisher . В зависимости от потребностей можно установить только необходимый набор программ или весь комплект.

Обычные пользователи используют только две программы из этого пакета - Word - текстовый процессор и Excel - табличный процессор. Продвинутые пользователи могут использовать в своей работе PowerPoint - систему подготовки презентаций, Outlook - органайзер и почтовый клиент и Access - систему управления базами данных.

По сравнению с первыми версиями текстовый процессор Word претерпел значительные изменения. Теперь это не просто текстовый редактор с возможностью вставки фотографий, рисунков, графики, диаграмм и таблиц. На сегодняшний момент Word является мощным средством для подготовки документов, создания электронных книг и макетов для бумажных изданий.

В текстовом процессоре Word имеются средства для проверки орфографии на любом языке, перевода с любого языка на любой язык, форматирования текста, автозамены, автоподстановки, расстановки переносов и так далее.

Табличный процессор Excel позволяет разместить в ячейках данные и выполнить над ними различные операции: форматирование, преобразование, вычисление математических, статистических, финансовых, текстовых и прочих функций. Удобное размещение документа на нескольких страницах позволяет связать страницы ссылками и формулами, создать диаграммы и графики. Система работы с данными позволяет динамически подгружать необходимые данные из других таблиц и баз данных, в том числе и из глобальной сети интернет.

Программа PowerPoint это система для подготовки презентаций. Некоторые используют ее для подготовки документов к печати, например, поздравительных открыток, что не является целесообразным. Главное предназначение этого программного продукта это видеомонтаж различных материалов, включая аудио, видео и спецэффекты, в единую презентацию.

Программа Access является системой управления базами данных. По сути, это средство для разработки своеобразных интерпретируемых программных продуктов в среде Windows . Возможности программы практически не ограничены, с ее помощью можно достаточно легко, зная алгоритм, написать альтернативу таким популярным программным продуктам, как 1С:Предприятие или Турбо-бухгалтер . При помощи встроенных скриптов можно запрограммировать практически любые действия, выполняемые в операционной системе.

Пакет Outlook является расширением встроенного в операционную систему Windows почтового клиента Outlook Express и содержит органайзер для составления расписания, как на ближайшее время, так и на долгую перспективу.

Новый продукт OneNote представляет собой записную книжку, в которой удобно систематизировать и сохранять в одном месте информацию о проделанной или планируемой работе. При помощи ссылок можно связать все документы различного формата - видео, аудио, текст, таблицы, презентации - в единый документ.

Программа Office Web Apps предназначена для публикации в интернете документов из любого офисного продукта.

Программа Publisher предназначена для форматирования рисунков и документов перед печатью.

Все офисные программы можно расширить за счет применения встроенного языка программирования VBA (Visual Basic for Application) .