24-25 октября 2012 г. в Москве (Российская Федерация) состоялась XIX Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот», посвященная теоретическим и практическим проблемам применения «облачных» технологий в электронном документообороте, законодательному и нормативно-методическому обеспечению управления электронными документами, особенно в связи с электронным межведомственным взаимодействием и оказанием электронных государственных услуг.
Традиционно организаторами конференции выступили Федеральное архивное агентство (Росархив), Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и Российский государственный гуманитарный университет (РГГУ), Российское общество историков-архивистов (РОИА).
В конференции приняло участие более 200 участников - представителей Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, органов управления субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, архивных учреждений субъектов Российской Федерации, а также представителей коммерческих организаций, высших учебных заведений и научных учреждений − из Российской Федерации, Беларуси, Украины, Литвы и Вьетнама. Республику Беларусь на конференции представляли младший научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД Д.А.Синяк и научный сотрудник БелНИЦЭД Т.В.Моржало.
Открыл конференцию вступительным словом директор ВНИИДАД М.В.Ларин. В своем выступлении он поприветствовал участников конференции и гостей из-за рубежа, а также отметил актуальность проведения подобных мероприятий ввиду существования проблемы применения «облачных» технологий в электронном документообороте.
С первым докладом, посвященным правовым проблемам применения «облачных» технологий в электронном документообороте, выступил начальник департамента Управления Президента Российской Федерации по государственным наградам, д.ю.н., профессор Н.Н.Куняев. В своем выступлении он выделил преимущества и недостатки применения «облачных» технологий в электронном документообороте, где к первым отнес мобильность, удобство использования, экономическая эффективность, ко вторым − отсутствие правового регулирования этой проблемы в целях информационной безопасности, т.е. использование подобных технологий должно быть технический проработано и иметь нормативное закрепление.
Заместитель руководителя Федерального архивного агентства, к.и.н. О.В.Наумов в своем докладе остановился на трех основных проблемах использования электронного документооборота в деятельности организаций. Во-первых, на необходимости введения единых требований к системе электронного документооборота. Ввиду того, что она используется в текущей деятельности организации, на стадии делопроизводства, у нее отсутствует архивная составляющая. Во-вторых, реформа государственного управления 2004 г. не наделила ни один орган полномочиями в выработке государственной политики в области делопроизводства. И, в-третьих, электронные документы до архивистов дойдут еще не скоро. Документы постоянного срока хранения по-прежнему создаются на бумаге. И как следствие, по мнению О.В.Наумова, пришло время отвечать на вопросы: «Что такое электронный документ?», «Каковы форматы документов, передаваемых на государственное хранение?», «Каковы сроки их передачи?». Резюмировав сказанное, О.В.Наумов высказал опасность вытеснения архивистов из архивов ИТ-специалистами.
Большую часть пленарного заседания заняли выступления представителей компаний, специализирующихся на применении «облачных» технологий и внедрению электронного документооборота в организациях.
Председатель правления ООО «Фирма «АС» А.Н.Авдеев в своем докладе сделал основной акцент на пересмотр существующих делопроизводственных и архивных понятий. В частности, особое внимание он уделил введению нового понятия «документоориентированныйоборот».
Руководитель отдела по работе с партнерами Департамента стратегических технологий компании «Microsoft» Д.Марченко осветил международный опыт компании в части применении «облачных» технологий в деятельности организаций. В своем выступлении он обратил внимание на случаи, когда эффективнее всего использовать «облачные» технологии, преимущества и недостатки данных технологий, отметив, что недавно вышедшая новая версия Windows 8 в значительной степени интегрирована с «облачными» технологиями.
В выступлении Т.П.Грибули, директора по продажам ООО «ОСГ Рекордз Менеджмент Центр», были освещены опыт и практика управления архивами «в облаках». В этом контексте были представлены три продукта, предлагаемые компанией, с указанием их основных параметров: i-Архив, IT-Архив и e-Архив.
Сравнение недостатков и преимуществ электронных архивов по сравнению с архивами бумажных документов было отражено в докладе директора ООО "1С-Эффективность" Е.В.Питолина.
Интересный подход к проблеме электронного документооборота в своем выступлении обозначил представитель ЗАО "Компания ИнтерТраст" В.Ипатов. В частности, он определил систему электронного документооборота (СЭД) как систему документирования деятельности в интересах управления, а Enterprise Content Management (ECM) как систему управления неструктурированной информацией. Помимо этого В.Ипатовым были озвучены ключевые требования к управлению документами, среди которых сокращение ручных операций, снижение операционных затрат, соответствие изменяющимся требованиям внешнего регулирования, и главное − ориентированность на требования бизнеса. Подводя итог, В.Ипатов отметил, что в настоящее время происходит изменение роли «управляющего документами»: от регистрации и учета к прямому участию в создании бизнес ценностей, открытию новых зон ответственности, органичному включению СЭД к общую инфраструктуру обеспечения деловой деятельности организации.
В докладе И.В.Скородумова, начальника отдела электронного правительства ООО «Электронные офисные системы», были озвучены основные параметры облачного сервиса «О7.ДОК», посредством которого осуществляется предоставление услуг облачного электронного документооборота органам государственной власти, местного самоуправления и иным организациям. Также в докладе были отражены преимущества облачной сервисной модели, среди которых отсутствие потребности в собственной инфраструктуре и специалистах по сопровождению, более низкая потребность в инвестициях, низкая стоимость владения, эффективное использование бюджетных средств на информатизацию и др.
С докладом о государственной политике США по управлению официальными документами выступил директор ВНИИДАД, д.и.н., профессор М.В.Ларин. Он проанализировал ряд нормативных правовых актов США по вопросам управления документами, в том числе и в электронном виде. Наиболее детально им был представлен Президентский Меморандум об управлении правительственными документам, подписанный 28 ноября 2011 г. В нем нашли отражение цели и задачи федеральных агентств по вопросам управления документами:
- внедрение электронного делопроизводства с целью обеспечения безопасности, прозрачности и эффективности;
- к 2019 г. управление всеми электронными документами с постоянным сроком хранения;
- введение механизма ответственных должностных лиц;
- проведение обучения в сфере управления документами;
- составление перечней документов и представление их в Национальные архивы США.
В своем выступлении М.В.Ларин особо отметил необходимость в формулировке критерия необходимого и достаточного между бумажными и электронными документами.
Особый интерес участников конференции вызвал доклад ректора Ханойского Университета Внутренних Дел (Вьетнам), к.и.н. Чьеу Ван Кыонга, посвященный применению ЭД в управленческой деятельности организаций. Согласно информации Чьеу Ван Кыонга проблема юридической значимости ЭД во Вьетнаме все еще не решена, поэтому в большинстве случаев документы хранятся на бумаге. Вместе с тем начиная с 2005 г. в целях сокращения количества административных процедур социальные услуги оказываются в режиме онлайн, другие виды услуг − в режиме «одно электронное окно».
Еще один аспект применения «облачных» технологий в органах государственной власти Российской Федерации был представлен в докладе заведующей кафедрой документационного обеспечения управления Поволжского института управления им. П.А. Столыпина, к.и.н., профессора А.В.Ермолаевой. В выступлении особо было уделено внимание необходимости обеспечения полноты, достоверности, актуальности и доступности официальной правовой информации в электронном виде. Одновременно с этим было проанализировано понятие информации, содержащееся в различных нормативных правовых актах РФ, а также методы использования IT-технологий в работе с обращениями граждан.
Вопросы обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда Украины в условиях внедрения электронного документооборота были раскрыты в докладе директора Украинского научно-исследовательского института архивного дела и документоведения (УНИИАДД) А.Я.Гаранина и заместителя директора Центрального государственного электронного архива Украины (ЦГЭА Украины), к.и.н. Ю.С. Ковтанюка. Раскрывая эту проблему, А.Я.Гаранин указал на то, что в Украине еще нет четкого понимания термина электронного правительства, одновременно с этим существует его аналог − е-правление (укр. «електронне урядування»). Вместе с тем в докладе были озвучены планы научно-исследовательской и методической работы ЦГЭА Украины, среди которых разработка порядка приема-передачи документов личного происхождения в электронной форме в ЦГЭА Украины, порядка создания унифицированного информационного объекта, проведение учета и описания электронных документов, которые находятся на хранении в ЦГЭА Украины и др. Подводя итог А.Я.Гаранин отметил, что на сегодняшний день в Украине нет надлежащей системы, которая бы обеспечила безопасность всему жизненному циклу электронного документа.
Представителем Литвы − докторантом факультета коммуникации Вильнюсского университета, главным специалистом Отдела надзора за документооборотом Нового государственного архива Литвы Дануте Контримавичене − был представлен опыт Литвы по управлению электронными документами. Так, была представлена законодательная база Литвы по управлению электронными документами, требования к логической и физической структуре упаковки электронного документа, содержанию электронного документа и формату файлов. Отдельно следует отметить, что в Литве для создания электронных цифровых подписей принято решение использовать формат XAdES. Помимо этого в докладе были озвучены некоторые требования к доступу к документам в информационной системе электронного архива.
Сравнительный анализ определений понятия «электронный документ» в нормативных актах Российской Федерации, стран СНГ и Латвии был представлен в докладе заместителя директора ВНИИДАД, к.и.н., доцента В.Ф.Янковой. В выступлении В.Ф.Янковая указала на отсутствие фактических работ, которые бы описали структуру электронного документа при передаче на архивное хранение. По мнению В.Ф.Янковой, пока этого не будет сделано, сложно будет предлагать какие-либо подходы для решения проблемы по передаче электронного документа на архивное хранение.
Завершился первый день конференции выступлением Е.В.Злобина, представителя Архива Российской Академии наук, к.и.н., доцента. Свое выступление он начал с вопроса: «А нужны ли облачные технологии историкам и архивистам?». По его мнению экономически эффективнее будет докупить несколько винчестеров, а не закупать дорогостоящие «облачные» технологии. «Облачные» технологии предназначены для обмена информацией в больших объемах, что не совсем подходит для бюджетных архивов. Возможно, это всего лишь маркетинговый ход − резюмировал Е.В.Злобин.
Второй день конференции открыла заведующая отделом документоведения ВНИИДАД В.С.Иритиковой докладом о принципах организации документооборота, его предметной сущности, задачах электронного документооборота, который был дополнен докладом доцента кафедры ДОУ Поволжского института управления им. П. А. Столыпина (г. Саратов), к.и.н. Е.А.Плешкевича о проблеме использования понятий электронный документооборот и электронное правительство.
Пленарное заседание продолжила ведущий эксперт по управлению документацией ООО «Электронные офисные системы», к.и.н. Н.А.Храмцовская с докладом об итогах работы Конгресса Международного Совета Архивов в Брисбене, необходимости переосмысления роли архивного дела в электронную эпоху и создании новой Концепции развития архивного дела.
Ряд выступлений второго дня конференции содержал конкретный практический опыт организаций по внедрению систем электронного документооборота, а также отражал связанные с этим вопросом проблемы. Перспективы формирования документальных и архивных фондов органов государственной власти субъектов Российской Федерации в условиях электронного документооборота (на примере Саратовской области) были представлены начальником Управления по делам архивов управления делами Правительства Саратовской области, к.и.н. Е.Ю.Кошелевой. Практическим опытом внедрения электронного информационного обмена с органами Пенсионного фонда Российской Федерации в Национальном архиве Республики Карелия поделилась заместитель директора Государственного казенного учреждения Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия» И.А.Путешова. Внедрение и развитие системы электронного документооборота на примере коммерческой организации было раскрыто в докладе начальника отдела документационного обеспечения ЗАО "Сибирская Сервисная Компания" В.А.Чёботовой.
Вопросы к докладчикам и дискуссия участников конференции свидетельствовали о большой актуальности теоретических, методических и технологических проблем оптимизации документооборота, на решение которых должны быть направлены дальнейшие усилия научного и профессионального сообщества.
С заключительным словом выступила В.Ф.Янковая, которая отметила, что существующее разделение подходов архивистов и IT-специалистов к терминологии начинает исчезать. Специалисты этих областей стали лучше друг друга понимать и это движение взаимное. Одновременно с этим настало время активнее переосмысливать и популяризировать теорию документоведения, что подразумевает более глубокое теоретическое осмысление прозвучавших на конференции проблем.
Соб. инф.
«Облачный документооборот» - это современная технология документооборота, в которой необходимое программное обеспечение для работы с документами предоставляется пользователю как интернет-сервис. Это услуга по модели SaaS (Software as a Service) – программное обеспечение как сервис. Данный подход позволяет не покупать программный продукт, а временно использовать его при возникновении потребности, оплачивая фактическое время использования ресурса. При этом любой сотрудник компании со своего персонального компьютера (ноутбука, планшета), имея доступ в интернет, может работать с электронными документами: создавать, редактировать, согласовывать и утверждать документы в любой момент времени независимо от своего местонахождения.
Очевидны преимущества облачного документооборота, которые выражаются в первую очередь в экономии денежных средств на покупку, установку и поддержку соответствующего программного обеспечения, а также необходимой ИТ-инфраструктуры. Гибкость и масштабируемость облачного решения позволяет подключать к системе любое количество пользователей в любое время из любой точки мира – потребность, которая вызвана увеличением мобильности современного бизнеса. Использование облачного документооборота также позволяет компаниям, имеющим филиалы, дочерние компании, стандартизировать документооборот за счет использования единой версии программного обеспечения всеми структурами компании.
Нельзя исключать и недостатки облачного документооборота, которые связаны с необходимостью передачи конфиденциальной информации третьим лицам, а также с вероятностью технических сбоев, например, отключением сервиса в результате форс-мажорных обстоятельств.
Но надо отметить, что облачные технологии сейчас становятся все более востребованными.
По данным компании IDC, общий рынок облачных услуг в 2016 году достигнет 98 млрд. долл. Из них 37 млрд. долл. будет приходиться на услуги по предоставлению программного обеспечения (SaaS), 30 млрд. долл. на предоставление инфраструктурных услуг (IaaS), 10 млрд. долл. на предоставление платформы (PaaS) и 20 млрд. долл. на развитие инфраструктурного ПО.
Среднегодовой рост рынка облачных услуг в России, согласно прогнозам IDC, в периоде с 2013 года по 2017 год, будет более 40%, а объем рынка облачных услуг в России в 2015 году достигнет показателя $1,2 млрд. Исследования компании Gardner показали, что порядка 40% компаний планируют внедрять системы автоматизации бизнес-процессов, основанные на принципе SaaS. Управление документами по модели SaaS позволит компаниям сэкономить более 50% затрат на инфраструктуру и управление в сравнении с традиционным внедрением программного продукта.
По мнению специалистов, тенденция размещения СЭД в «облаках» в ближайшем будущем будет усиливаться, в особенности среди субъектов среднего и малого бизнеса.
Разработчики отраслевых решений электронного документооборота и управления документами выводят на рынок новые продукты и реализуют соответствующие проекты «облачного» характера. Интересные решения представляют компании ЭОС, Интертраст, DIRECTUM, Docsvision и др. Рассмотрим некоторые из них.
СЛОВАРЬ
SaaS (Software as a Service) - бизнес-модель продажи и использования программного обеспечения, при которой поставщик разрабатывает веб-приложение и самостоятельно управляет им, предоставляя заказчикам доступ к программному обеспечению через Интернет.
IaaS (Infrastructure as a Service) - это предоставление компьютерной инфраструктуры (как правило в форме виртуализации) как услуги на основе концепции облачных вычислений.
PaaS (Platform as a Service) - модель предоставления облачных вычислений, при которой потребитель получает доступ к использованию информационно-технологических платформ: операционных систем, систем управления базами данных, связующему программному обеспечению, средствам разработки и тестирования, размещённым у облачного провайдера.
eDocLib
Компания Электронные офисные системы предоставляет ЕСМ-систему eDocLib по модели SaaS. Партнером ЭОС в рамках этого проекта выступает компания «Инт-Информ», которая выделяет ресурсы своего сертифицированного дата-центра для размещения системы (рис. 1).
Рис. 1. Доступ к облачному сервису.
В системе eDocLib реализуются все функции классических систем электронного документооборота:
- перевод бумажных документов в электронную форму (сканирование);
- регистрация в системе и систематизация документов;
- управление жизненным циклом электронных документов – от создания проекта документа, его согласования, утверждения, рассылки, выдачи по нему поручений и заданий и т. д. до полного исполнения и помещения в архив.
Возможности eDocLib позволяют легко настраивать личное пространство сотрудника - виртуальный рабочий стол. При входе в систему пользователь получает быстрый доступ ко всем необходимым и часто используемым ресурсам: последним документам, личным папкам, исполняемым и новым задачам, к поступившим сообщениями, избранным разделам рубрикатора, актуальным подборкам необходимых данных (рис. 2).
Рис. 2. Интерфейс системы eDocLib.
О7.ДОК
Электронные офисные системы совместно с Ростелекомом реализовали облачный сервис электронного документооборота «О7.ДОК», являющийся частью Национальной облачной платформы O7.
Сервис «O7. ДОК» предназначен для использования в организациях различной формы собственности, органах государственной власти и местного самоуправления, а также в бюджетных учреждениях. Сервис позволяет автоматизировать процессы делопроизводства и межведомственного электронного документооборота, в том числе для оказания государственных услуг. Функциональность сервиса представлена на рис. 3.
Рис. 3. Функциональность O7. ДОК
Подключившись к сервису «O7. ДОК», любая организация сможет регистрировать все электронные документы, контролировать прохождение и исполнение документов, работать с проектами и версиями документов. Также здесь поддерживаются функции администрирования и хранения документов, различные виды поиска документов, генерации отчетов, интеграции с инфраструктурой электронного правительства, использования электронной цифровой подписи для организации юридически значимого документооборота.
4EasyCM
Компания Docsvision предлагает сервис 4EasyCM – облачное решение по управлению документами и бизнес-процессами, основанное на собственной технологической платформе. Это простой облачный сервис, предназначенный для предприятий малого или среднего бизнеса. Он обеспечивает хранение файлов и документов, резервное копирование, перенос файлов и документов в рабочие папки, поиск и просмотр документов, позволяет управлять жизненным циклом документов с возможностью контроля версий и настройкой маршрута согласования (рис. 4).
Рис.4. Интерфейс системы 4EasyCM
У компании имеется еще одно облачное решение «Docsvision: Внешний документооборот», основанное на базовой системе электронного документооборота компании Docsvision 5 и интегрированное с системой Диадок.
Диадок
Диадок - это облачный сервис, предоставляемый компанией СКБ Контур. Он позволяет организациям обмениваться любыми внешними и внутренними документами (договоры, акты и т.д.), подписанными электронной подписью, со своими клиентами, поставщиками, партнерами, удаленными подразделениями (рис. 5).
Рис. 5. Основная страница системы Диадок
Диадок обеспечивает полный набор возможностей, необходимых для полноценной работы с электронными документами в организации. Со своей стороны модуль «Docsvision: Внешний документооборот» обеспечивает встраивание функций обмена документами с контрагентами для любых процессов, поддерживаемых корпоративной СЭД:
договорной процесс, процесс обмена корреспонденцией, процесс заказов на поставки, согласование разнообразных документов с контрагентами и пр.
Документы сопровождают бизнес-процессы компаний, участниками которых могут быть не только свои сотрудники, но также и другие компании, поэтому вопросы обмена юридически значимыми документами, оперативное взаимодействие участников бизнес процессов для согласования различных вопросов и прочих коммуникаций сегодня очень актуальны. Предлагаемые облачные решения в этой сфере достаточно разнообразны.
Битрикс24
Компания «1С-Битрикс» запустила облачный сервис для совместной работы «Битрикс24», в основе которого лежит концепция социального интранета. Сервис «Битрикс24» размещен в нескольких дата-центрах в облаке Amazon.
«Битрикс24» объединяет привычные рабочие инструменты управления задачами, документами, рабочим временем с хорошо известными социальными сервисами (рис. 6).
Рис. 6. Интерфейс сервиса Битрикс24
В «живой ленте» можно быстро создать сообщение одному или нескольким сотрудникам и прикрепить к сообщению документ, перетащив его в область загрузки с компьютера или из библиотеки на портале (рис. 7).
Рис. 6. Создание сообщения в системе «Битрикс24»
Сервис позволяет работать с документами на портале в любых условиях, даже при отсутствии интернета. В момент подключения к интернету документы на портале и на рабочем устройстве синхронизируются.
На портале у каждого сотрудника есть папка «Файлы», в которой можно создать каталоги данных с любой иерархией хранения объектов. При публикации новых материалов сразу производится их индексация, с помощью которой осуществляется мгновенный поиск необходимых документов. История изменений сохраняется, поэтому всегда можно восстановить предыдущую версию документа.
При отсутствии на компьютере программного обеспечения, необходимого для работы с документами, например, офисного пакета, можно воспользоваться технологией Google Docs. Эта технология позволяет открыть, просмотреть и отредактировать непосредственно на сайте любые файлы популярных форматов.
Многие вендоры уже имеют облачные решения для своих продуктов. Компания «Ай-Теко» предлагает бизнесу «облачные» сервисы на базе технологий ведущих мировых вендоров, основанные на базе собственного дата-центра «ТрастИнфо». В магазине облачных сервисов компании i-Oblako есть достаточно большой набор облачных сервисов, в том числе и для автоматизации документооборота.
DIRECTUM
Компания DIRECTUM предлагает облачный вариант развертывания системы DIRECTUM в инфраструктуре облачных IaaS-провайдеров и готова поставлять лицензии по модели SaaS.
При этом организация-заказчик может приобрести систему DIRECTUM по классическим схемам лицензирования, а затем разместить сервер системы на серверах провайдера или в частном облаке. Доступ к системе будет осуществляться через веб-браузер и в терминальном режиме. Система обеспечивает веб-доступ из любого браузера и практически с любого устройства, включая мобильные телефоны и планшеты. Если на сервере облачного провайдера размещается клиентская часть системы (desktop-приложения), то доступ к DIRECTUM также возможен по технологии терминального доступа. В этом случае пользователь получает возможность полноценной работы с функционалом системы DIRECTUM, включая все прикладные модули.
Для знакомства пользователей с возможностями системы компания развернула в инфраструктуре провайдера облачных вычислений демо-стенд DIRECTUM, который соответствует модели SaaS. Демо-стенд содержит все функциональные модули системы и предоставляет возможность работы с демонстрационной версией DIRECTUM через веб-доступ и в терминальном режиме (рис. 8).
Рис. 8. Система DIRECTUM
Чтобы привлечь внимание компаний малого и среднего бизнеса к облачным решениям компанией DIRECTUM был проведен эксперимент по размещению своей системы на облачной инфраструктуре, предоставленной компанией ActiveCloud. Целью эксперимента было выявление максимального числа пользователей, которые смогут комфортно работать через толстый клиент с системой DIRECTUM, находящейся на недорогом облачном сервере.
CompanyMedia
Компания ИнтерТраст, разрабатывая новую версию системы CompanyMedia, учитывала требования к современным СЭД, выдвигаемых государством и бизнесом, которые отразились в ряде архитектурных изменений. Была произведена социализация контента, разработан модуль интеграции с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО), заложена возможность развертывания системы в облаке (рис. 9).
Рис. 9. Облачная модель СЭД
Надо отметить интересный подход компании к разработке системы. Компания пригласила всех заинтересованных лиц обсудить в открытом диалоге ключевые аспекты создания современной СЭД:
вопросы выбора архитектуры, масштабируемости, дизайна пользовательского интерфейса, юзабилити, защиту информации и другие вопросы. К разработке WEB-интерфейса была привлечена студия Артемия Лебедева (рис. 10).
Рис. 10. Интерфейс CompanyMedia
Особенности интерфейса CompanyMedia 4 - это независимость от платформы и браузера, настраиваемость в зависимости от роли пользователя в системе и система кейс-менеджмента. В системе поддерживается несколько мобильных клиентов, работа на персональном компьютере, ноутбуке, смартфоне (BlackBerry) и планшете (iPad) (рис. 11).
Рис. 11. Рабочее место руководителя
EMC Documentum 7.0
Корпорация EMC предлагает новую версию платформы EMC Documentum 7.0, оптимизированную для развертывания в облачной структуре. Оптимизация основана на использовании новой технологии xCelerated Management System, разработанной совместно с компанией VMware, и позволяющей достаточно быстро, буквально за несколько часов, развернуть Documentum 7.0 в частном облаке на базе технологий VMware .
Кроме этого, у ЕМС есть своя облачная среда EMC OnDemand. Это публичное облако, которое предоставляет пользователям возможность работать с приложениями, установленными в центре обработки данных корпорации EMC. Для использования доступны следующие решения компании: решение для ввода и обработки данных с бумажных носителей EMC Captiva 7.0, решение для автоматизации документооборота Documentum 7.0, решение для создания и распространения документов EMC Documentum Sciences.
Компания постоянно совершенствует свой портфель приложений. Недавно на рынок было выпущено решение EMC Documentum EMA (Enterprise Migration Appliance), предназначенное для поддержки проектов миграции корпоративных СЭД/ЕСМ на платформу EMC Documentum 7.0.
Е1 Евфрат
Облачная версия «Е1 Евфрат» компании Cognitive Technologies позволяет организовать электронный документооборот, размещая настроенную серверную компоненту системы вместе с документами на сервере, расположенном в собственном защищенном дата-центре компании. Функционал SaaS-решения «Е1 Евфрат» позволяет:
- хранить большие массивы структурированных документов;
- управлять папками и документами;
- работать с различными версиями документов, сохраняя всю историю изменений;
- разрабатывать и работать с шаблонами документов;
- просматривать документы внутри системы с помощью внутренних средств;
- согласовывать и утверждать документы в системе;
- осуществлять эффективный поиск документов;
- осуществлять доступ к системе с различных стационарных и мобильных устройств.
Компания обеспечивает информационную безопасность SaaS-версии системы «Е1 Евфрат». Для этого в июне 2012 года была внедрена новейшая система безопасности для серверов дата-центра компании, обеспечивающая четвертый уровень надежности серверов Е1.
Специалисты в области электронного документооборота считают, что на современном этапе использование СЭД/ЕСМ по модели SaaS может удовлетворить только небольшие компании, которым для организации документооборота достаточно простых бесплатных сервисов. Для средних же и крупных организаций на первый план выходят вопросы безопасности, и модель SaaS пока воспринимается ими как неоправданный риск. Но несмотря на это у облачных СЭД большое будущее, которое строится на преимуществах модели: простота внедрения, уменьшение затрат на приобретение и эксплуатацию системы, передача функций обслуживания системы, возможность работать с СЭД из любой операционной системы и из любого места.
Словарь:
Национальная облачная платформа - это комплекс интегрированных информационных систем, предназначенный для предоставления органам исполнительной власти различного уровня, органам местного самоуправления, коммерческим организациям и физическим лицам услуг по модели облачных вычислений.
Терминальный режим работы - организация сетевой работы информационной системы посредством размещения всех пользовательских приложений и данных на центральном сервере (серверах), доступ к которым осуществляется с машин-терминалов, изготовленных в упрощенном исполнении и, как следствие, с низкой стоимостью, занимающих минимум места, бесшумных и практически не требующих обслуживания.
Т.В. Алексеева, доцент, Московский финансово-промышленный университет «Синергия»
Об управлении документами с помощью облачных ИТ-моделей разговоры начались лет пять назад, тогда же стали появляться первые предложения на рынке. В тот момент многие эксперты говорили о том, что именно СЭД-направление может стать одним из лидеров среди разного рода прикладных систем предприятий в плане использования облачных сервисов, однако довольно быстро стало понятно, что эти прогнозы не оправдались. Какое-то продвижение здесь, конечно, было, но совсем не такое стремительное, как виделось поначалу.
Каково же положение дел с использованием облачных систем документооборота сейчас? Какие наблюдаются тенденции, каковы трудности и как они решаются? За ответами на эти вопросы мы обратились к экспертам - разработчикам и пользователям средств СЭД/ECM.
Облачные модели использования СЭД
Облачные вычисления - это общая концепция, которая подразумевает, что заказчик в той или иной степени и в тех или иных форматах использует те или иные вычислительные ресурсы ИТ-поставщика на условиях аренды. Такая формулировка показывает, что уровень облачности ИТ-систем может изменяться в довольно значительном диапазоне, и этот уровень зачастую не определяется какой-то одной характеристикой, а является многопараметрическим.
Наверное, эта многопараметричность особенно характерна для сферы управления документами. Ведь тут могут применяться различные варианты облачных моделей, например SaaS (готовые облачные сервисы, за которые полностью отвечают облачные провайдеры) или размещение традиционных онпремис-решений в облачной IaaS-инфрастуктуре (тогда провайдер отвечает за инфраструктуру, но не за само программное решение). Возможны и гибридные схемы, когда СЭД-решение развертывается на площадке заказчика, а облако используется как хранилище документов. Так что же мы имеем в виду под определением «облачные СЭД» или «документооборот в облаках», какие модели наиболее востребованы на рынке?
Директор по маркетингу DIRECTUM Василий Бабинцев подтверждает востребованность у заказчиков различных облачных вариантов, основным из которых является SaaS-решение в публичных и частных облаках. По его словам, заказчики рассматривают и IaaS-решения в частном облаке на базе обычной онпремис-системы, и гибридные схемы с выносом части бизнес-функций за контуры облака (таких, как сканирование и распознавание документов, подготовка сложной отчетности, документообмен с контрагентами, долговременное хранение документов). Отдельно он отмечает, что в рамках реализации облачных моделей вендоры СЭД могут использовать партнерские отношения с сервис-провайдерами, но широкого спроса на СЭД-решения через провайдеров пока не видно.
Менеджер по развитию бизнеса «ДоксВижн» Алексей Рождественский считает, что правильнее под термином «облачная СЭД» понимать модель SaaS, которая по сравнению с традиционным онпремис-вариантом принципиально меняет отношения потребителя и поставщика, в том числе схему внедрения и эксплуатации системы. В этом случае облачная СЭД становится больше похожей на онлайновый вариант коробочного решения по подписке, которое не требует установки, настройки, длительного обучения и технического обслуживания. Да, отмечает он, заказчики иногда переносят онпремис-решение в облачную инфраструктуру, но это практически никак не отражается на принципах работы с самой СЭД. Поставщиками же SaaS-решения могут быть и вендоры, и их партнеры, при этом варианты их взаимодействия могут быть различными. Чаще всего облачным поставщиком сегодня выступают традиционные партнеры-внедренцы, которые ориентируются на коробочные версии СЭД, а не на сложные заказные проекты.
Учитывая многообразие сферы применения СЭД и то, что рынок облачных СЭД находится еще в стадии формирования, вендоры должны быть готовы работать с разными моделями в зависимости от потребностей заказчика, уверен ведущий консультант компании «ИнтерТраст» Илья Ипатов. По его словам, магистральным направлением все же является вариант SaaS, когда продукт находится на внешних ресурсах (в частном или публичном облаке) и используется через веб-интерфейс либо толстый клиент, установленный на рабочем месте пользователя. Пользователю достаточно пройти идентификацию и приступить к работе со своим экземпляром системы - в той конфигурации, которую он заказал. Настроить систему он может как самостоятельно, так и с помощью специалистов поставщика. Принципиальным преимуществом SaaS-варианта, по мнению Ильи Ипатова, является по сути автоматическое решение всех аспектов масштабирования системы (увеличение мощностей, предоставление дополнительного дискового пространства или подключение новых пользователей), при этом нет необходимости заключать новый договор и ждать предоставления лицензий от вендора - в облаке для этого существуют простые настройки биллинговой системы.
Он отметил, что сегодня мало кто из российских разработчиков СЭД может пойти на создание собственного ЦОДа для развертывания SaaS-сервиса. Обычно вендор самостоятельно находит и арендует мощности ЦОДа, а в дальнейшем сам занимается продвижением и продажей услуг, тиражированием системы. Но при этом владелец ЦОДа может стать партнером - тогда, проведя обучение своего персонала, ЦОД выступает уже как сервис-провайдер, продающий решение данного вендора, а может быть, и несколько продуктов различных разработчиков. По мнению Ильи Ипатова, довольно перспективной видится модель, когда вендор использует ресурсы внешнего ЦОДа, но перед развертыванием системы проводит специальное анкетирование клиента на своём сайте. Кроме того, поставщиком СЭД в облаке может быть и заказчик - в том случае, если он создает частное облако и в дальнейшем предоставляет сервис собственным дочерним или же внешним организациям.
Начальник отдела развития ЕСМ-решений компании ЭЛАР Дмитрий Шмайлов согласен с тем, что понятие «облачная СЭД» все же ассоциируется в первую очередь с SaaS, и считает, что ключевым новшеством облачных схем является вынос самих систем документооборота на аутсорсинг. «Сегодня такой подход находит все больше понимания и расположения со стороны бизнеса, в первую очередь благодаря перспективе снижения затрат по критерию совокупной стоимости владения, - говорит он. - На российском рынке существуют ИТ-компании, имеющие экспертизу для обеспечения безопасного и надежного сервиса, в большинстве случаев поставщиками таких решений являются интеграторы, обычно плотно сотрудничающие с вендорами и владеющие набором услуг, в которых нуждается заказчик». Эксперт отмечает, что реализация гибридной схемы и интеграция облачного сервиса с онпремис-архитектурой может стать альтернативой для тех клиентов, которые хотят оставить последнее слово за собой. Перспективным вариантом является также использование облака как электронного хранилища. Но выбор модели реализации обычно зависит от ИТ-директора и ИБ-службы предприятия.
Текущее положение дел с применением облачных СЭД
Насколько облака востребованы сегодня со стороны заказчиков? Судя по ответам наших экспертов, направление это находится, скорее, в начальной фазе формирования, однако наблюдается все более устойчивый рост облачной доли на СЭД-рынке.
Об этом, в частности, говорит Алексей Рождественский: «Рынок облачных СЭД в России еще только формируется, и сегодня на нем очень мало игроков. Связано это с тем, что со стороны заказчиков ещё очень слабый спрос на такие решения, к облакам многие только присматриваются и максимум делают там небольшие пилотные проекты, о крупных облачных внедрениях речь пока не идет. Если говорить о тенденциях, то я отметил бы, что облака начинают восприниматься всерьез, наши заказчики все чаще просят подготовить расчет стоимости аренды облачной инфраструктуры для своих проектов». По его мнению, сейчас облачные решения интересны в первую очередь коммерческим компаниям, у которых нет жестких требований по безопасности, как, например, в государственном секторе, и которым в кризис необходимо максимально оптимизировать свои затраты, но при этом не потерять эффективность.
Василий Бабинцев подчеркивает, что при реализации СЭД-проектов заказчики руководствуются прежде всего вопросами экономической эффективности, в то же время проявляя понятную осторожность в отношении новых идей. Он привел данные исследований, которые его компания проводила среди заказчиков в 2014–2016 гг.: наибольший интерес к SaaS-моделям показали представители сектора СМБ и московские организации (при этом неважно - используют они СЭД или не используют). Предприятия, на которых уже имеются СЭД, более консервативны в вопросах смены архитектуры и предпочитают оставаться в онпремис-модели. Крупный бизнес рассматривает возможность использования SaaS при подключении новых бизнес-функций. Все компании, вне зависимости от категории и размера, пока с опаской относятся к переносу части бизнес-процессов за внешний контур (публичные облака), особенно это касается финансовой сферы. Но малый бизнес, в силу ограничений в ИТ-инфраструктуре, в ряде случаев форсирует переход к облачному обмену электронными документами с деловыми контрагентами. Те крупные заказчики, которые используют облачные сервисы, все же хранят документы в своих закрытых корпоративных системах.
Более оптимистичную оценку дает Дмитрий Шмайлов: «В России многие компании переходят в облака». При этом он подтверждает, что активнее это делают СМБ-заказчики; тенденция включать в ИТ-стратегию облачные сервисы со стороны крупного бизнеса и госучреждений стала заметной только в последнее время.
Есть, однако, и другие точки зрения. «Мы считаем, что крупный и средний бизнес не готов к классической модели облачной СЭД, - утверждает генеральный директор компании „Логика бизнеса“ (ГК „АйТи“) Виктор Вайнштейн. - Классическая реализация современной СЭД изначально представляет собой облачное решение, просто частное облако, в котором она размещена, „живет“ у заказчика в его ЦОДе. С точки зрения технологии облачное решение подразумевает, что оно масштабируется по облачной модели, добавлением вычислительной мощности и систем хранения. Что касается малых компаний, то специализированная СЭД, даже облачная, им сейчас особо не нужна. На мой взгляд, малый бизнес обратит внимание на специализированные СЭД (облачные) в том случае, если в них будет встроена функциональность юридически значимого документооборота, в том числе, конечно, электронная подпись. Сейчас в сегменте крупного бизнеса потребности в облачных СЭД нет, а время малых предприятий еще не пришло».
Что влечет заказчиков в облака?
По мнению наших экспертов, главная привлекательность облачных СЭД для заказчиков заключается в возможности снизить общую стоимость владения. Хотя вполне вероятно, что такое представление о достоинствах облаков не совсем верно, и это создает определенные проблемы, поскольку реальность не всегда оправдывает ожидания. На самом деле очень важно, чтобы компании ясно представляли преимущества и недостатки новых моделей, чтобы не ошибиться с выбором нужного им варианта автоматизации.
Руководитель департамента Финансового университета при Правительстве Российской Федерации Владимир Соловьев среди возможных преимуществ облаков в первую очередь видит именно финансовую составляющую: «Основной драйвер перевода в облако - экономическая целесообразность. То есть облачный документооборот в качестве замены локальному можно рассматривать либо в том случае, если покупка облачной услуги будет дешевле ее развертывания в инфраструктуре организации, либо если при сравнимой стоимости увеличивается продуктивность работников, например, за счет сокращения времени простоя СЭД или за счет увеличения скорости ее работы. Совершенно не очевидно, что облачный вариант дешевле... Собственно, поэтому у нас СЭД на 1300 пользователей развернута внутри университета. Но если бы облачный вариант был хотя бы раза в четыре дешевле, то, конечно, я голосовал бы за облако».
Алексей Рождественский сформулировал три облачных достоинства, с которыми согласны все эксперты: 1) сокращение расходов на приобретение и облуживание оборудования; 2) более гибкая ИТ-инфраструктура, которую в любой момент времени можно быстро поменять под задачи бизнеса; 3) гарантия безопасного хранения данных, обеспечиваемая провайдером (резервное копирование, системы безопасности и т. д.).
Уточняя эти тезисы, Дмитрий Шмайлов подчеркивает, что облачные решения точно дают сокращение капитальных затрат и более гарантированный успешный результат при внедрении СЭД. Что же касается эксплуатационных затрат, то ответ не является столь же однозначно положительным, и в любом случае здесь нужно учитывать не только чисто финансовые затраты, но и качественный выигрыш для заказчика. В частности, экономия денег может достигаться за счет оплаты только используемых ресурсов и оперативного приобретения мощностей под конкретные задачи. Качественные улучшения могут быть связаны с обеспечением сохранности документов и защищенного доступа к ним. Только сейчас российские заказчики начинают осознавать другие, возможно, более важные достоинства облаков, такие как поддержка мобильности современного бизнеса за счет гибкости и масштабируемости облачных решений (подключение необходимого количества пользователей, территориальная и временная независимость). К преимуществам облачного документооборота по модели SaaS нужно отнести также обеспечение поставщиком отказоустойчивости решения, единую версионность для пользователей и как следствие - стандартизацию документооборота и работу в понятном для участников интерфейсе.
Минимизация капитальных затрат особенно интересна для малых и средних компаний, у которых, как правило, нет своей ИТ-инфраструктуры и больших бюджетов на закупку и внедрение ПО, но есть ограничения по расширению ИТ-служб, отмечает Василий Бабинцев. При этом они имеют возможность получить доступ к решениям корпоративного уровня, которые раньше были им практически недоступны (по цене, по сложности внедрения). Крупных же заказчиков, по его мнению, в облаках привлекает возможность опробовать новые процессы. Облачные сервисы позволяют, не изменяя текущую архитектуру, протестировать новые бизнес-решения ECM-систем и, если они окажутся удобными и эффективными, внедрить их в свою инфраструктуру. Если же новые процессы касаются работы с внешними контрагентами, то такие сквозные бизнес-решения могут закрепиться и на уровне облаков, при этом текущие пользователи этого не заметят, продолжая работать в интерфейсе привычной ECM-системы.
Однако заказчикам нужно иметь в виду и проблемные стороны облачных СЭД. Говоря об этом, Илья Ипатов обращает внимание на то, что способность облачного решения к кастомизации существенно меньше, чем в случае с традиционными проектами внедрения, когда могут быть реализованы практически любые требования заказчика. Уникальные доработки в облачном решении фактически невозможны - это обойдется слишком дорого. Но зато для облачной СЭД нет необходимости держать в штате администраторов. «Целевую аудиторию облачных СЭД составляет средний и малый бизнес, а также государственные организации муниципального уровня, - считает он. - Эта категория заказчиков готова мириться с некоторыми ограничениями в функциональности ради того, чтобы получить минимальную стоимость услуг. А вот крупные заказчики обычно заинтересованы в том, чтобы функциональность СЭД была максимально широкой и при этом соответствовала уникальным требованиям и сложившимся в организации традициям документооборота. Реализовать этот подход в облаках вряд ли возможно».
Что мешает и что помогает вендорам и заказчикам внедрять облачные СЭД
Создание собственно облачной СЭД технических проблем не вызывает, считают эксперты. Уже существующие онпремис-решения хорошо переносятся в облако, и этого обычно бывает достаточно для удовлетворения сегодняшних потребностей заказчиков, хотя потом все же нужно заниматься оптимизацией архитектуры системы под облачный вариант.
Но, как отмечает Дмитрий Шмайлов, серьезным делом для вендоров является то, что им нужно или становиться провайдерами, или учиться сотрудничать с провайдерами, главными задачами становятся обеспечение катастрофоустойчивости предлагаемых решений, непрерывности доступа к сервису, соблюдение уровня качества услуг по требованиям заказчика. Еще, с нормативной точки зрения с учетом постоянно меняющихся экономических и политических условий, немаловажная роль отводится пожеланиям по размещению дата-центров на территории России, соблюдению требований к конфиденциальности.
Нужны также новые форматы оформления договорных отношений с заказчиком. «Мы создали новую организационную модель быстрых продаж от первого контакта с потребителем до выставления счета и автоматического создания облачного экземпляра СЭД. То есть нормативно перешли на модель договора присоединения (оферты), - говорит Василий Бабинцев. - При этом процесс проходит в электронном виде, клиент начинает работать в системе уже в день обращения. Правда, стоит признать, что не все заказчики готовы работать на безбумажной основе, но это дело времени».
Ключевой же проблемой на пути облаков является недоверие заказчиков. Конечно, резко отрицательного отношения к облакам, как это было еще несколько лет назад, уже нет, но все же большинство компаний проявляют осторожность, причем порой явно излишнюю. «Несмотря на то, что за последнее время многие вопросы безопасности сняты и провайдеры участвуют в регулярных аудитах и проверках, чтобы подтвердить соответствие требованиям стандартов и законодательства, техническое и психологическое сопротивление до конца не снято, - поясняет Василий Бабинцев. - В том числе аргументом является полная зависимость от интернет-провайдеров (и здесь приходится признавать, что нужно будет разворачивать резервные каналы связи). Иногда сталкиваемся и с неготовностью отдельных ИТ-специалистов, которые предвзято относятся к появляющимся на рынке технологиям, и даже явные преимущества в экономической эффективности не всегда могут изменить их приоритеты в отношении безопасности». Впрочем, он признает, что такие проблемы являются чисто техническим аргументом против облачных решений в силу того, что ИТ-инфраструктура компании-заказчика содержит специфические настройки безопасности. К примеру, заказчики могут использовать прокси-серверы с большим количеством ограничений, а некоторые облачные приложения поддерживают специфические протоколы и не умеют работать со всеми типами прокси-серверов. Кроме того, средства мониторинга трафика и утечек информации вносят существенные задержки в работу облачных приложений, что снижает производительность, а в некоторых случаях приводит к невозможности их использования.
Компании встают перед дилеммой: отказываться от облаков или адаптировать собственную ИТ-инфраструктуру к требованиям облачных провайдеров. Точно так же заказчикам нужно принимать или не принимать типовые условия SLA (гарантированная доступность сервиса, время проведения плановых работ, информация о резервном хранении информации и т. д.). Такой вопрос возникает, например, в тех случаях, когда заказчикам не подходит существующий SLA, а специальные условия будут стоить значительно дороже, что затрудняет старт работ. Но, по мнению Василия Бабинцева, практика показывает, что многие проблемы вполне решаемы, поставщики облачных систем и заказчики движутся навстречу друг другу, пытаются максимально сблизить требования и развивать общую инфраструктуру.
Алексей Рождественский уверен, что для устранения недоверия к облачным СЭД отрасль должна накопить критическую массу облачных проектов, продемонстрировав их надежность и безопасность. При этом он отмечает, что пока еще сохраняет актуальность вопрос нестабильности каналов связи, из-за чего могут быть сложности с доступом к облаку.
Однако в разговорах об использовании облаков часто звучит мысль о том, что при переходе от модели онпремис к облаку основная проблема заключается не просто в передаче некоторых ИТ-функций на аутсорсинг, а в необходимости внутренней трансформации самой компании. По мнению Ильи Ипатова, прежде чем передавать на аутсорсинг документооборот или хранение данных, заказчик должен навести порядок в своих бизнес-процессах и регламентах. При этом для использования облака ему зачастую нужно отказаться от собственных уникальных «придумок» (по организации бизнес-процессов) в пользу каких-то стандартных схем. «Одна из главных проблем в том, что заказчик с глубоко кастомизированной СЭД не готов отказаться от привычных схем работы ради уменьшения стоимости владения. Поэтому облачные сервисы СЭД будут больше востребованы новыми заказчиками, внедряющими электронный документооборот с нуля», - говорит он.
Эту же мысль высказывает и Дмитрий Шмайлов: «Изменение бизнес-процессов, связанных с переходом на облачный документооборот, предполагает работу по организационным переменам - как показывает практика, любые трансформации в бизнес-процессах встречают сопротивление в компании со стороны пользователей ИТ. Исполнитель же должен не только разработать оптимальную стратегию перевода документооборота в облачный сервис, но и взять на себя ответственность за ее реализацию».
Проблема доверия к облачным СЭД напрямую связана с повышением доверия к конкретным провайдерам, уверен Владимир Соловьев: «Вопрос, что будет, если провайдер потеряет все данные, остается актуальным в силу того, что поставщики облачного документооборота по масштабу не сравнимы с Microsoft, AWS, Google».
«Чисто технических проблем при переходе на облачный уровень крайне мало, если переход осуществляется на аналогичную систему, а в случае перехода на новую систему проблем не больше, чем при любой локальной миграции, - считает Сергей Авдалян, независимый эксперт, имеющий большой опыт работы руководителем ИТ-службы на стороне заказчика. - Основные приемы переноса данных достаточно стандартны и не представляют особых сложностей для специалистов уровня администратора систем и баз данных. Гораздо больше проблем лежит в области организационных и нормативных вопросов, а также вопросов безопасности. Многие руководители, особенно в российских компаниях, откровенно не доверяют хранение основных мастер-данных компании о клиентах, продуктах, услугах, технологиях, ноу-хау (которые по сути и составляют ценность предприятия) сторонним компаниям, понимая, что риски потери и утечки этих данных могут стать последним шагом к уничтожению бизнеса».
Типовые заблуждения заказчиков (по мнению вендоров) в отношении облачных СЭД-сервисов
· облачная СЭД сильно урезана в функциональности, ее трудно адаптировать к требованиям заказчика и интегрировать с существующими онпремис-решениями (в основном сравнивают с бесплатными потребительскими облачными сервисами, хотя корпоративное облачное ПО по управлению документами содержит уже в коробке мощный функционал);
· недостаточный уровень защиты информации при работе в облаке, возможны утечки (здесь требуется серьезная работа по разъяснению принципов функционирования облачного ПО и анализ опыта его применения);
· совокупное использование модели SaaS дороже онпремис-варианта (часто заказчики забывают учесть в стоимости онпремис-решений все составляющие, например, владение инфраструктурным ПО и необходимость иметь своих оплачиваемых ИТ-специалистов);
· облачные технологии не могут использоваться в государственных организациях (при этом забывают о коммунальной, ведомственной облачной модели).
Российский разработчик ПО для бизнеса 1С имеет в своем арсенале огромное количество решений: как универсальных для крупных предприятий, так и отраслевых для фирм поменьше. Кроме того, предлагаются продукты для работы с конкретными бизнес-процессами. В частности, конфигурация 1С: Документооборот, построенная на базе мощной системы 1С: Предприятие.
Система автоматизирует весь цикл работы с документами, позволяет наладить взаимодействие между сотрудниками, ускорить сроки согласования и принятия решений, контролирует использование рабочего времени. Она поможет сократить до минимума время поиска нужных данных, повысит качество документации за счет упорядочивания работы пользователей, сделает невозможной утерю документов. Приложение создано с учетом требований современной нормативной документации (ГОСТов) и поддерживает традиционный подход к делопроизводству.
Основные возможности системы
1. Учет, хранение документов
- Присвоение входящих и исходящих номеров
- Учет внутренних документов (инструкций, служебных записок, указаний и поручений)
- Структура каталогов для хранения документов
- Поддержка загрузки из электронной почты, со сканера
- Поддержка бумажного делопроизводства (номенклатура дел, контроль перемещений)
- Учёт обращений и хранение персональных данных клиентов и сотрудников
1С: Документооборот поддерживает документы любых типов: тексты, изображения, видео и аудио, формат MS Office, архивы, запускаемые файлы.
2. Работа с документами
- Просмотр и редактирование
- Учет на всех стадиях изменения (от черновика до утверждения или удаления)
- Поддержка резолюций
- Полнотекстовый поиск
- Опция связывания документов между собой с указанием главного и зависимого
- Поддержка совместной работы над одним и тем же документом
- Движение между ответственными сотрудниками для проверки, ознакомления, внесения правок, утверждения или выполнения
- Контроль выполнения задач в заданные сроки
- Учет и планирование времени сотрудников в разрезе выполняемых работ
- Разграничение прав доступа
- Поддержка электронной цифровой подписи и штрих-кодов
Руководитель компании регулярно получает отчет о затратах рабочего времени отдельных сотрудников, эффективности подразделений и проектов.
Использование системы 1С: Документооборот значительно повышает безопасность работы с документами, ведь все хранится в электронном виде, учитывается каждая правка (при необходимости можно восстановить), есть защита от несанкционированного доступа к данным и от одномоментного редактирования документа несколькими сотрудниками.
Почему стоит использовать облачную версию 1С: Документооборот?
«Классическая» 1С стоит недешево, но купить только её - недостаточно. Потребуется также приобрести и настроить сервер, подключить к нему компьютеры сотрудников. Придется нанять персонал для развертывания и обслуживания такой системы.
Доступ к облачной версии 1С стоит от 1000 рублей в месяц. Ничего не нужно будет настраивать - в облаке вы и ваши сотрудники будете подключаться к удаленному ПК с установленной операционной системой и самой свежей версией 1С. В случае возникновения вопросов или проблем наша техническая поддержка - к вашим услугам.
Помимо низкой стоимости столь мощного сервиса есть другие важные преимущества использования 1С в облаке:
- Доступ к вашей системе через интернет в любое время и из любой точки мира. Открыть базу данных сможет любой сотрудник, у которого есть для этого полномочия. Подключение будет надежно защищено.
- Полная безопасность. Выше уже говорилось о том, что электронный документооборот в разы надежнее обычного. Ну а использование облачной системы делает его еще надежнее! Наши дата-центры имеют высокий уровень защиты от перебоев в подаче электричества и атак злоумышленников. Регуляроно производится резервное копирование данных пользователей. Кроме того, данные могут быть зашифрованы, так что даже наши собственные сотрудники не смогут получить несанкционированный доступ к конфиденциальной информации клиентов. У нас минимальный уровень отказов системы (гарантируем 99,9% рабочего времени), но в случае проблем мы готовы вернуть деньги.
Квалифицированные специалисты помогут с быстрым «переездом» ваших документов в 1С-облако. Мы предлагаем две недели тестового периода бесплатно - пора знакомиться с преимуществами облачных сервисов!
Лариса Ситникова25 декабря 2015 г. 11:28
Нет сомнений в том, что облачные технологии меняют бизнес. Небольшие компании ценят возможность хранения документов в облаке и удобного управления ими, крупные игроки бизнеса - возможность экономии средств на приобретении и обслуживании собственной инфраструктуры по хранению данных.
Что нам предлагают облака
Самое важное - облачное хранение . Цифровые документы всегда доступны из любой точки мира и не занимают пространства в офисе в виде файлов. Некоторые облачные сервисы позволяют хранить файлы и документы без ограничений по размеру. Также есть сервисы, обеспечивающие доступ к разным облакам через один портал, т.е. при обращении к данным вы не заметите, что переходите с сервера на сервер.
Организация совместной работы с данными . Это один из важнейших аспектов работы в облаке. Доступ к сервисам может получить каждый сотрудник с любого устройства, что позволяет улучшить совместную работу над проектом, сокращая время на выполнение работы и бесконечную переписку по почте. Что касается безопасности данных, то документы можно защитить паролем или сделать так, чтобы они удалялись по истечении определенного времени (нескольких минут, часов или дней).
Новый тренд - облачные CRM, ERP и ECM -системы . Такого рода локальные системы используют почти в каждой компании вне зависимости от ее размера. Они обладают всеми преимуществами облачного хранения и организации совместной работы и имеют при этом единую структурированную базу данных для хранения информации. Преимущества развернутой в облаке системы заключаются в том, что вы всегда можете получить доступ к важным данным. При этом вы защищены от потери данных, если вдруг ваш внутренний сервер выйдет из строя.
Отсутствие необходимости располагать серверы прямо в офисе. Можно воспользоваться услугами сторонней компании , которая предоставит вам полноценную компьютерную инфраструктуру: серверы, системы хранения данных, сетевое оборудование, а также программное обеспечение для управления этими ресурсами. Контроль и управление инфраструктурой остается за провайдером, позволяя вам экономить деньги на содержание оборудования.
В случае выхода системы из строя, у вас всегда будет план аварийного восстановления данных . Компании, которые хранят свою информацию на сторонних ресурсах, могут не беспокоиться потерять эту информацию в случае возникновения пожара или природных катаклизмов (наводнение и т.д.), т.к. все необходимые данные можно будет получить через Интернет.
Оценивая возможности новых технологий, необходимо критично посмотреть и на потенциальные риски:
● Ваши данные находятся в руках третьих лиц, поэтому, прежде чем выбирать вендора, необходимо тщательно проверить вопрос безопасности.
● Провайдеры облачных сервисов быстро появляются и так же быстро исчезают. В этом случае есть риск потерять все данные. Вы избежите его, если имеете несколько резервных копий.
● Надежное и качественное интернет-соединение. При проблемах со связью придется работать с бумажными документами (или локальными копиями).
● Увеличение расходов тоже может стать неожиданностью, если процесс перехода на облачные технологии не был детально спланирован. Необходимо учесть возможности масштабируемости системы на будущее и при этом остаться в рамках бюджета.
● Также можно столкнуться с расхождением федеральных законов хранения данных, если облачное хранилище физически находится в другой стране. Необходимо знать, в какой стране находится ваша информация.
Недоверие к облакам в первую очередь связано с вопросом безопасности. Стоит отметить, что некоторые вендоры разрешают компаниям использовать свои ключи шифрования . Также вы можете зашифровывать файлы, прежде чем передать их в облачное хранилище. Шифрование позволит обеспечить доступ к конфиденциальной информации только авторизированным пользователям. Кроме того:
● Большинство провайдеров защищают информацию посредством AES с длиной ключей 128 или 256 бит.
● Облачные провайдеры всегда делают резервное копирование данных, что обеспечивает сохранность файлов, даже если к ним не обращались в течение какого-то времени.
● Облачные хранилища хорошо охраняются и обеспечивают сохранность данных, тогда как внешний жесткий диск или USB-накопители с информацией легко могут украсть.
Почему облака?
Ответ на этот вопрос прост: самым весомым фактором перехода на облачные технологии является простота использования инфраструктуры и экономия наличных средств*.
* По данным AIIM. В опросе принимали участие 362 респондента, можно было выбрать до 3 ответов.
Гибридные облака и будущее
Многие специалисты в этой области рынка видят будущее именно за гибридными облаками, имея в виду безопасность совместного использования информации. В гибридном облаке IT-ресурсы скомбинированы: часть из них находится во внутреннем (частном) облаке организации, а другие - в публичном облаке, которое предоставляется коммерческим провайдером. Таким образом, количество ресурсов увеличивается, а внутренний контроль приложений усиливается. «Если гибридные облака получат развитие, это будет правильное решение для многих компаний. Они еще наберут обороты», -